Тиждень із 6 по 13 липня 2026 року приніс бюджетним установам не одну окрему зміну, а відразу кілька контрольних точок.

Бухгалтерії потрібно підготуватися до нової форми Об’єднаного звіту, переглянути закупівельні процедури, перевірити договори на будівельні роботи, оновити документи щодо шкільного харчування, проконтролювати ліміти бронювання та не допустити помилок у лікарняних і кадрових документах.

Окремий блок ризиків стосується обліку майна, ліцензійного програмного забезпечення, архівного зберігання документів, придбання обладнання та формування первісної вартості основних засобів.

1. Нова форма Об’єднаного звіту: липень потрібно готувати вже за новими правилами

Проблема

У липні 2026 року бюджетні установи переходять до накопичення даних для нового Об’єднаного звіту. Звіт за червень ще формується за попередніми правилами, а дані за липень уже потрібно готувати з урахуванням оновленої форми.

Для бухгалтерії це означає фактичну роботу з двома версіями звітності:

• попередньою формою — для завершення звітування за червень;
• новою формою — для накопичення та перевірки даних за липень.

Потрібно перевірити, чи зарплатна програма правильно формує основний розрахунок, Д1, 4ДФ, Д5 та інші додатки, які застосовує установа.

Де ризик

Найбільша небезпека — сформувати звіт за липень за старим шаблоном або автоматично перенести налаштування програми без тестування.

Окремо потрібно перевірити працівників, які:

• були відсутні з нез’ясованих причин;
• перебували у відпустках без збереження зарплати;
• мали призупинення дії трудового договору;
• не отримували зарплату;
• були прийняті або звільнені протягом місяця;
• мали лікарняні, декретні або компенсації;
• працюють за сумісництвом.

Алгоритм дій

1. Подати розрахунок за червень за формою, яка діяла для цього звітного періоду.
2. Перевірити наявність оновлення зарплатної програми.
3. Не чекати серпня — сформувати тестовий звіт за першу половину липня.
4. Звірити структуру нової форми з нормативними вимогами.
5. Окремо перевірити працівників із нестандартними кадровими статусами.
6. Звірити Д1, 4ДФ, табелі та кадрові накази.
7. Зафіксувати результат тестування службовою запискою або контрольним протоколом.

2. Новий Закон про публічні закупівлі: перехідний період уже почався

Проблема

Новий Закон України «Про публічні закупівлі» передбачає перехідний період. Для бюджетної установи це означає, що вже зараз потрібно готувати внутрішні документи, навчати відповідальних працівників і визначати правила завершення процедур, розпочатих раніше.

Замовникам потрібно поступово переглянути:

• положення про уповноважену особу;
• внутрішній порядок закупівель;
• типові форми протоколів;
• шаблони договорів;
• алгоритми визначення очікуваної вартості;
• порядок контролю виконання договорів;
• закупівельні архіви та електронні довідники.

Де ризик

Перехідний період часто помилково сприймають як час, протягом якого нічого не потрібно робити.

У результаті установа може підійти до повного переходу без підготовлених працівників, оновлених документів, перевірених шаблонів і чіткого розподілу відповідальності.

Алгоритм дій

1. Скласти перелік усіх чинних закупівель і договорів.
2. Відокремити процедури, розпочаті до набрання чинності новим Законом.
3. Призначити відповідального за аналіз перехідних положень.
4. Перевірити внутрішнє положення про закупівлі.
5. Оновити шаблони протоколів і договорів.
6. Підготувати перелік працівників, яким потрібне навчання.
7. Визначити внутрішній графік переходу на нові правила.

3. Харчування дітей: нові правила для закладів освіти та місцевих бюджетів

Проблема

У липні заклади освіти та їх засновники мають практично опрацювати оновлені правила організації харчування дітей.

Зміни стосуються категорій учнів, які можуть забезпечуватися безоплатним гарячим харчуванням, моделей «опорна кухня» та «фабрика-кухня», організації приймання їжі та використання безпечних приміщень в умовах воєнного стану.

Для бухгалтера це впливає на кошторис, закупівлі продуктів, договори з надавачами послуг, калькуляції, кількість харчоднів і підтвердні документи.

Де ризик

• не оновлено перелік дітей, які мають право на безоплатне харчування;
• рішення засновника не відповідає новим правилам;
• у договорі не визначено модель організації харчування;
• кількість харчоднів не збігається з табелем відвідування;
• немає документів щодо фактичного отримання харчування;
• додаткові видатки не враховані в кошторисі;
• не оновлено внутрішній наказ закладу.

Алгоритм дій

1. Перевірити категорії дітей, які харчуються безоплатно.
2. Звірити урядові правила з рішеннями засновника та місцевими програмами.
3. Перевірити модель організації харчування.
4. Оновити прогноз кількості харчоднів.
5. Переглянути договори та закупівельний план.
6. Перевірити потужність їдальні й умови організації харчування.
7. Підготувати зміни до кошторису, якщо потреба у видатках збільшується.
8. Визначити документи, якими щоденно підтверджується фактичне харчування.

4. Договори на будівельні роботи: контроль розірвання і залишку робіт

Проблема

У липні уточнено правила щодо окремих договорів на будівельні роботи, укладених за приблизною або динамічною договірною ціною, якщо вартість ресурсів для завершення робіт істотно зросла.

Це актуально для установ і громад, які мають незавершені капітальні ремонти, реконструкції, будівництво укриттів, відновлення закладів освіти, лікарень, об’єктів інфраструктури або енергоефективності.

Де ризик

• договір розірвано без належного розрахунку;
• від підрядника отримано лише лист без підтвердних документів;
• не визначено фактичний залишок робіт;
• оплачено роботи, які фактично не виконані;
• неправильно заплановано закупівлю залишку робіт;
• не проведено інвентаризацію виконаних обсягів.

Алгоритм дій

1. Перевірити вид договірної ціни.
2. Отримати від підрядника розрахунок зростання вартості ресурсів.
3. Звірити розрахунок із кошторисною документацією.
4. Провести контрольне обстеження об’єкта.
5. Зафіксувати виконані та невиконані обсяги.
6. Оформити рішення уповноваженої особи або відповідального органу.
7. У разі розірвання належно оприлюднити інформацію.
8. Закупівлю залишку робіт планувати як окрему закупівлю.

5. Бронювання працівників: перевищення ліміту може поставити під загрозу критичність

Проблема

Для критично важливих підприємств, установ та організацій актуальним залишається контроль дозволеного обсягу бронювання працівників.

Перевищення встановленого ліміту може створити ризик для збереження статусу критично важливої організації.

Тема стосується передусім комунальних підприємств, КНП, установ критичної інфраструктури, підприємств водо- і теплопостачання, транспорту та цифрової інфраструктури.

Де ризик

• кількість заброньованих осіб перевищує дозволений ліміт;
• бухгалтерія і кадрова служба по-різному рахують чисельність;
• сумісники враховані некоректно;
• звільнений працівник залишається у внутрішньому реєстрі;
• зарплатні показники не відповідають установленим критеріям;
• не контролюється строк чинності критичності;
• немає обґрунтування потреби у заброньованих працівниках.

Алгоритм дій

1. Сформувати актуальний перелік заброньованих працівників.
2. Видалити з робочого реєстру звільнених і переведених осіб.
3. Перевірити фактичну чисельність військовозобов’язаних.
4. Перерахувати дозволений ліміт.
5. Окремо перевірити сумісників.
6. Звірити кадрові дані з даними зарплатної програми.
7. Перевірити строк дії статусу критичності.
8. Підготувати пояснення щодо нестандартних випадків.

6. Лікарняні без заробітку в розрахунковому періоді

Проблема

Працівник може тривалий час не мати заробітку через відпустку для догляду за дитиною, відпустку без збереження зарплати, призупинення трудового договору або інші поважні причини.

Якщо у розрахунковому періоді немає заробітку з поважних причин, середньоденну зарплату для лікарняних визначають на підставі тарифної ставки або посадового окладу, установленого на день настання страхового випадку.

Де ризик

• відсутність заробітку прирівняли до нульової середньої;
• використали старий оклад, а не оклад на дату страхового випадку;
• не врахували частину ставки;
• застосували повний оклад для працівника на 0,5 ставки;
• не перевірили мінімальні та максимальні обмеження;
• не підтвердили поважність причин відсутності заробітку;
• не зберегли контрольний розрахунок.

Практичний приклад

Працівник працює на 0,5 штатної одиниці. У розрахунковому періоді заробітку не було з поважних причин.

Для розрахунку потрібно брати не повний посадовий оклад за посадою, а його частину, установлену працівнику відповідно до зайнятості на дату настання страхового випадку.

Алгоритм дій

1. Визначити розрахунковий період.
2. Перевірити причини відсутності заробітку.
3. Підтвердити їх наказами, табелем і кадровими документами.
4. Визначити посадовий оклад на дату страхового випадку.
5. Урахувати частину ставки.
6. Розрахувати середньоденну зарплату.
7. Перевірити законодавчі обмеження.
8. Зберегти окремий контрольний розрахунок.

7. Архів бухгалтерії: три роки не означають, що документи можна знищувати

Проблема

Податковий строк у 1095 днів не є універсальним строком зберігання всіх бухгалтерських і кадрових документів.

Документи про зарплату, стаж, кадрові накази, особові рахунки, основні засоби та окремі бюджетні операції можуть мати значно довші строки зберігання.

Де ризик

Особливо небезпечно передчасно знищувати:

• особові рахунки працівників;
• документи про нарахування зарплати;
• накази з кадрових питань;
• документи щодо відпусток;
• лікарняні та розрахунки;
• акти введення основних засобів в експлуатацію;
• документи про передачу або списання майна;
• договори, за якими тривають зобов’язання;
• документи, що підтверджують страховий стаж;
• документи за періоди, які ще можуть перевірятися.

Алгоритм дій

1. Не знищувати документи лише на підставі того, що минуло три роки.
2. Скласти номенклатуру справ установи.
3. Перевірити строки за Переліком типових документів.
4. Окремо виділити кадрові та зарплатні справи.
5. Перевірити наявність незавершених перевірок і спорів.
6. Створити або активізувати роботу експертної комісії.
7. Скласти акт про вилучення документів для знищення.
8. Не знищувати справи без належного погодження та оформлення.

8. Ліцензійне програмне забезпечення: нематеріальний актив чи послуга

Проблема

Облік ліцензійного програмного забезпечення залежить не від назви рахунку або договору, а від того, які саме права отримує бюджетна установа.

Придбання права користування програмою на тривалий строк може відповідати ознакам нематеріального активу. Щомісячна або річна підписка на хмарний сервіс зазвичай є послугою доступу.

Потрібно встановити, що саме отримує установа:

• право на використання окремої програми;
• невиключну ліцензію;
• оновлення і технічну підтримку;
• доступ до хмарного сервісу;
• розробку або доопрацювання програми;
• передачу майнових прав;
• обмежене в часі користування без контролю над програмним продуктом.

Де ризик

• будь-яку оплату за програму автоматично відносять на поточні послуги;
• річну підписку автоматично визнають нематеріальним активом;
• не відокремлюють ліцензію від технічної підтримки;
• не визначають строк корисного використання;
• не оформляють введення нематеріального активу в експлуатацію;
• КЕКВ обирають лише за назвою рахунку;
• у договорі немає чіткого опису отриманих прав.

Алгоритм дій

1. Прочитати предмет договору, а не тільки його назву.
2. Визначити, чи отримує установа контрольоване право користування.
3. Перевірити строк дії ліцензії.
4. Окремо виділити вартість супроводу, оновлень і навчання.
5. Визначити, чи відповідає об’єкт критеріям нематеріального активу.
6. Перевірити КЕКВ до реєстрації бюджетного зобов’язання.
7. Оформити первинні документи на отримання права або послуги.
8. Для нематеріального активу визначити строк корисного використання.

9. Кондиціонер для бюджетної установи: монтаж впливає на первісну вартість

Проблема

Бюджетна установа може окремо придбати кондиціонер і окремо оплатити його монтаж та налагодження.

Витрати, без яких об’єкт неможливо довести до стану, придатного для використання, формують його первісну вартість. Джерело оплати та КЕКВ не змінюють економічної суті операції.

Де ризик

• кондиціонер оприбутковано лише за ціною постачальника;
• монтаж повністю списано на витрати періоду;
• акт монтажу не пов’язаний із конкретним інвентарним об’єктом;
• кондиціонер введено в експлуатацію до завершення налагодження;
• не визначено місце встановлення;
• не призначено матеріально відповідальну особу;
• не визначено, чи є система окремим об’єктом або поліпшенням будівлі.

Алгоритм дій

1. Визначити технічний тип системи.
2. Перевірити, чи може кондиціонер функціонувати без монтажу.
3. Зібрати витрати на придбання, доставку, монтаж і налагодження.
4. Включити необхідні витрати до первісної вартості.
5. Оформити акт введення в експлуатацію після завершення робіт.
6. Присвоїти інвентарний номер.
7. Визначити строк корисного використання.
8. Призначити матеріально відповідальну особу.
9. Зберегти технічну документацію і гарантійні документи.

Типові помилки бюджетних установ за тиждень

• не протестували нову форму Об’єднаного звіту до першого подання;
• почали готувати липневу звітність за старим програмним шаблоном;
• вважають перехідний період за новим Законом про закупівлі відстрочкою будь-яких дій;
• не оновили документи щодо організації харчування дітей;
• розривають будівельний договір без підтвердженого розрахунку залишку робіт;
• не контролюють фактичний ліміт бронювання;
• розраховують лікарняні з нульової середньої, якщо у працівника не було заробітку;
• знищують документи після трьох років без перевірки спеціальних строків зберігання;
• будь-яку оплату за програмне забезпечення автоматично визнають послугою;
• не включають монтаж і налагодження кондиціонера до первісної вартості.

Практичний чек-лист бухгалтера бюджетної установи

Висновок

Тиждень 06–13 липня 2026 року показав: головний ризик для бюджетної установи виникає не в момент прийняття нового нормативного документа.

Ризик виникає тоді, коли нові правила не перенесені у щоденну роботу бухгалтерії.

Бухгалтеру потрібно перевірити нову форму Об’єднаного звіту, закупівельний перехідний період, харчування дітей, договори на будівельні роботи, ліміти бронювання, лікарняні без заробітку, архівні документи, ліцензійне програмне забезпечення та первісну вартість обладнання.

Джерела

• M.E.Doc, підсумки тижня з 6 по 10 липня 2026 року:
  
  https://medoc.ua/blog/pidsumki-tizhnja-z-6-po-10-lipnja-2026-r-
  
• Клуб Головного Бухгалтера, липень 2026 року:
  
  https://clubglavbuh.blogspot.com/2026/07/
  
• Журнал «Бюджетна бухгалтерія», липень 2026 року:
  
  https://i.factor.ua/ukr/journals/bb/filter=2026/
  
• Журнал «Оплата праці», липень 2026 року:
  
  https://i.factor.ua/ukr/journals/ot/filter=2026/
  
• Практичні бухгалтерські новини та офіційні нормативні документи за період 06–13 липня 2026 року.