Для бюджетних установ став доступним практичний електронний механізм звіряння даних персонального військового обліку працівників із Реєстром «Оберіг» через портал Дія.

Це спрощує роботу відповідальної особи, але не скасовує обов’язку установи правильно вести персональний військовий облік, контролювати кадрові документи та усувати виявлені розбіжності.

Що змінилося

Змінами до Порядку організації та ведення військового обліку №1487 передбачено електронну взаємодію порталу Дія з Єдиним державним реєстром призовників, військовозобов’язаних та резервістів «Оберіг».

Через електронний сервіс юридична особа може, зокрема:

• отримувати відомості про військовозобов’язаних працівників;
• звіряти дані установи з Реєстром;
• актуалізувати інформацію;
• працювати з даними щодо прийнятих працівників;
• працювати з даними щодо звільнених працівників;
• контролювати розбіжності між кадровими та реєстровими відомостями.

Хто має проводити звірку

Перед початком роботи через Дію потрібно перевірити, хто саме в установі відповідає за військовий облік та хто має право діяти від імені юридичної особи.

Перевірте:

• наказ про організацію військового обліку;
• наказ про призначення відповідальної особи;
• повноваження особи для роботи через портал Дія;
• чинність КЕП;
• порядок заміщення відповідального працівника під час його відсутності.

Не слід починати масову електронну звірку, якщо не визначено, хто проводить перевірку, хто підписує документи та хто відповідатиме за усунення розбіжностей.

Головна контрольна точка — кадрові дані

До отримання відомостей із Реєстру сформуйте фактичний перелік працівників установи.

Окремо виділіть:

• нещодавно прийнятих працівників;
• звільнених працівників;
• переведених працівників;
• осіб, які змінили прізвище або інші персональні дані;
• мобілізованих працівників;
• заброньованих працівників;
• працівників зі зміною посади;
• осіб, які перебувають на військовому обліку в інших територіальних одиницях.

Після цього звірте фактичний кадровий перелік зі списками персонального військового обліку.

Не забудьте перевірити дані ПФУ

Дані про трудові відносини, які використовуються під час електронної взаємодії, пов’язані з інформацією Пенсійного фонду України.

Тому особливу увагу потрібно приділити працівникам, яких нещодавно прийнято або звільнено.

Якщо інформація про трудові відносини ще не актуалізована, спочатку потрібно перевірити дані ПФУ, а вже потім повторювати звірку через Дію.

Новий працівник: перевіряємо е-ВОД

Під час прийняття на роботу громадянина України роботодавець має перевірити військово-обліковий документ та відповідність відомостей даним Реєстру.

Для перевірки нового працівника потрібно використовувати актуальний електронний військово-обліковий документ, сформований у межах установленого строку перед датою прийняття.

Прийняття та звільнення: контролюємо строки

Після кадрової події потрібно не лише видати наказ і внести зміни у внутрішні списки, а й проконтролювати виконання вимог військового обліку щодо повідомлення про зміну облікових даних.

Тому в кадрово-бухгалтерському маршруті доцільно зафіксувати окрему контрольну точку:

наказ про прийняття або звільнення → військовий облік → ПФУ → Дія → перевірка результату.

Практичний алгоритм звірки

Крок 1. Перевірте відповідального

• підніміть наказ про військовий облік;
• перевірте відповідальну особу;
• перевірте повноваження;
• перевірте КЕП.

Крок 2. Сформуйте фактичний список працівників

Перевірте, хто фактично працює в установі, кого прийнято, звільнено, переведено, мобілізовано або заброньовано.

Крок 3. Звірте кадрові документи

Перевірте накази про прийняття, звільнення, переведення, увільнення у зв’язку з військовою службою, зміну прізвища та зміну посади.

Крок 4. Перевірте ПФУ

Особливо перевірте трудові відносини щодо нових і нещодавно звільнених працівників.

Крок 5. Отримайте відомості через Дію

Авторизуйтеся від імені юридичної особи, сформуйте запит і отримайте відомості з Реєстру військовозобов’язаних.

Крок 6. Складіть таблицю розбіжностей

Крок 7. Виправте першоджерело

Не намагайтеся просто привести всі внутрішні дані до інформації, яку бачите в Реєстрі.

• помилка в кадровому наказі — виправляйте кадровий документ;
• немає трудових відносин — перевіряйте ПФУ;
• помилка у внутрішньому списку — актуалізуйте персональний військовий облік;
• помилка у реєстровій інформації — використовуйте передбачений механізм актуалізації.

Крок 8. Проведіть повторний контроль

Після виправлення розбіжностей повторно отримайте або перевірте актуальні відомості.

Що перевірити бухгалтеру

Військовий облік не завжди веде бухгалтер, але його дані безпосередньо пов’язані із зарплатним і кадровим обліком.

Бухгалтерії потрібно звірити:

• наказ про прийняття або звільнення;
• табель;
• зарплатні нарахування;
• увільнення мобілізованих працівників;
• дані зарплатної програми;
• звітні показники, пов’язані з відповідною кадровою подією.

Дані «Оберіг» не замінюють кадровий наказ, табель або бухгалтерський документ.

Документальна безпека

Після проведення електронної звірки доцільно зберегти документальний слід виконаної роботи.

• наказ про відповідального за військовий облік;
• підтвердження повноважень особи, яка працювала із сервісом;
• результати електронних запитів;
• повідомлення про результат обробки;
• дату проведення звірки;
• внутрішню таблицю розбіжностей;
• інформацію про усунення розбіжностей;
• підтвердження актуалізації даних.

Типові помилки

• вважають, що Дія автоматично веде військовий облік замість установи;
• починають звірку без перевірки відповідальної особи та КЕП;
• не перевіряють дані ПФУ щодо прийнятих і звільнених працівників;
• не контролюють актуальність е-ВОД під час прийняття;
• отримують дані з Реєстру, але не формують перелік розбіжностей;
• виправляють не першоджерело помилки, а лише внутрішню таблицю;
• вважають інформацію «Оберіг» заміною кадрового наказу чи табеля;
• не зберігають підтвердження проведеної звірки;
• не контролюють щорічну звірку військового обліку.

Висновок

Електронна звірка через Дію спрощує військовий облік, але не замінює внутрішній контроль бюджетної установи.

Безпечний алгоритм:

1. перевірити відповідального та КЕП;
2. сформувати фактичний список працівників;
3. звірити кадрові документи;
4. перевірити інформацію ПФУ;
5. отримати відомості через Дію;
6. сформувати перелік розбіжностей;
7. виправити першоджерело кожної помилки;
8. повторно перевірити результат;
9. зберегти документальне підтвердження проведеної звірки.

Найсильніша позиція установи перед перевіркою — не просто факт отримання даних через Дію, а документально підтверджене виявлення та усунення всіх розбіжностей.

Основні джерела

• 
  Постанова КМУ від 10.06.2026 №812
  
• 
  Дія — відомості про працівників з Реєстру військовозобов’язаних
  
• 
  Військовий облік працівників через портал Дія
  
• 
  Зміни до Порядку №1487