Чому тема важлива саме зараз.

Все більше бюджетних установ:

• укладають договори в електронному вигляді (через M.E.Doc, Вчасно, інші сервіси);

• не друкують папір, а працюють з КЕП;

• одночасно мають оприлюднити договір у Prozorro;

• і подати його на оплату до ДКСУ, щоб без «повернули на доопрацювання».

На практиці питання звучить так:
👉 «Електронний договір — це добре, але чи прийме його Казначейство?»

Коротка відповідь бухгалтера:
прийме, якщо все зроблено за правилами.

1. Електронний договір з постачальником: що дозволяє закон

🔹 Юридична сила електронного договору

Відповідно до:

• Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV
  електронний документ:

• має таку ж юридичну силу, як паперовий;

• не може бути визнаний недійсним лише через електронну форму.

📌 Електронний договір = оригінал, якщо:

• містить усі обов’язкові реквізити;

• підписаний кваліфікованими електронними підписами (КЕП) обох сторін.

🔹 Який підпис використовує бюджетна установа

Для договорів, актів, рахунків у бюджетній сфері застосовується:

✅ КЕП
(кваліфікований електронний підпис)

Саме він:

• прирівнюється до власноручного підпису;

• беззаперечно приймається Казначейством;

• не викликає питань у контролюючих органів.

Простими словами:
КЕП — це «класика жанру», як чорнильна ручка, тільки без чорнил.

2. Підписання договору в M.E.Doc, Вчасно або іншій системі

🔹 Що важливо розуміти

M.E.Doc, Вчасно тощо — це інструменти електронного документообігу, а не «джерело юридичної сили».

Юридичну силу забезпечує:

• сам документ;

• КЕП сторін;

• дотримання вимог законодавства.

📌 Тому договір:

• може бути сформований у PDF;

• підписаний КЕП постачальника і бюджетної установи;

• обміняний через будь-яку зручну систему.

🔹 Рекомендація з практики

У тексті договору бажано прямо прописати:

«Сторони домовилися, що документи за цим договором можуть складатися та підписуватися в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису».

Це знімає всі питання при перевірках.

3. Оприлюднення електронного договору в Prozorro

🔹 Чи можна публікувати електронний договір?

Так, можна і потрібно.

Згідно із:

• Законом України «Про публічні закупівлі»,

• роз’ясненнями Мінекономіки,

у Prozorro оприлюднюються:

• електронні договори, підписані КЕП;

• сканувати та «перетворювати на папір» не потрібно.

📌 В Prozorro завантажується:

• файл договору;

• з накладеними електронними підписами;

• у форматі PDF або іншому читабельному форматі.

4. Подання електронного договору та актів на оплату в Казначейство

🔹 Що приймає ДКСУ

Відповідно до:

• Бюджетного кодексу України;

• Порядку казначейського обслуговування державного та місцевих бюджетів;

• роз’яснень ДКСУ,

Казначейство приймає електронні документи, якщо:

• вони подані через СДО «Клієнт Казначейства – Казначейство»;

• підписані КЕП відповідальних осіб;

• відповідають вимогам бюджетного законодавства.

📌 Важливо:
M.E.Doc / Вчасно — це договірний документообіг,
а офіційне подання на оплату — через СДО Казначейства.

5. Якою датою має бути акт виконаних робіт

🔹 Ключове правило

Для електронних документів:

Датою акта виконаних робіт вважається дата накладення останнього КЕП.

Приклад:

• Постачальник підписав акт — 28.03

• Бюджетна установа підписала акт — 30.03

✅ Дата акта = 30.03

Саме цю дату:

• беруть для обліку;

• зазначають при поданні в Казначейство;

• використовують у звітності.

6. Типові помилки бюджетних установ

❌ Друкують електронний договір «для надійності»
❌ Вказують дату акта не за датою КЕП
❌ Не подають документи через СДО Казначейства
❌ Не зберігають підтвердження накладення підписів
❌ Не прописують у договорі можливість електронного обміну

Як результат — затримки оплати і «ходіння по колу».

7. Практичний висновок для бухгалтера

📌 Бюджетна установа може повністю працювати без паперу, якщо:

• договір укладено в електронній формі з КЕП;

• договір оприлюднений у Prozorro;

• документи подані в Казначейство через СДО;

• дати визначені за електронними підписами.

І тоді все працює — тихо, спокійно і по-старому правильно.

Чек-лист: електронний договір → Prozorro → Казначейство

>>>  https://lnk.ua/aVpRnM24D

🔗 Офіційні джерела

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15

2. Закон України «Про електронні довірчі послуги» №2155-VIII
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19

3. Закон України «Про публічні закупівлі»
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/922-19

4. Бюджетний кодекс України
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2456-17

5. Державна казначейська служба України — СДО
   https://www.treasury.gov.ua