У бюджетній установі звільняється матеріально відповідальна особа. Найчастіше це завгосп, комірник, працівник складу, бібліотекар або інший співробітник, за яким закріплені товари, інвентар, господарські матеріали чи інші цінності. На практиці саме в цей момент виникає найбільше організаційних помилок: не встигають провести інвентаризацію, не оформлюють акти приймання-передачі, не визначають, кому саме передати майно, або намагаються “закрити питання” формально в останній день.

Чому це важливо саме зараз

У квітні 2026 року в професійних матеріалах для бухгалтерів і кадровиків помітний акцент на прикордонних ситуаціях: хто і як оформлює трудові зміни, як діяти у нестандартних кадрових кейсах, як не допустити помилки в обліку та документах. В «Оплаті праці» №7 багато уваги приділено трудовим переходам, табелюванню, звітності та правильному оформленню ситуацій із працівниками. На цьому тлі звільнення МВО — це не просто кадровий факт, а подія, яка одночасно зачіпає бухоблік, внутрішній контроль і майнову відповідальність установи.

У чому головний ризик для бухгалтера і керівника

Головний ризик полягає в тому, що після звільнення МВО установа може залишитися без належно оформленого відповідального за ТМЦ. У такій ситуації будь-яка нестача, надлишок, пошкодження або невідповідність облікових даних фактичній наявності майна перетворюється на проблему вже не окремого працівника, а всієї установи. Якщо цінності не були передані належним чином, у перевіряючих одразу виникає питання: хто відповідав за збереження майна в перехідний період і на підставі яких документів? Саме тому передача ТМЦ при звільненні МВО повинна бути не “технічною дією”, а окремою контрольованою процедурою.

З чого починати

Перше питання — кому передавати цінності. Якщо вже є новий працівник на цю посаду, логічний шлях — оформити передачу безпосередньо йому. Але для цього він має бути офіційно оформлений, а його матеріальна відповідальність — належно визначена. Якщо нового працівника ще немає, установа не може просто “залишити майно без господаря”. Потрібно рішення керівника: хто тимчасово приймає цінності, хто бере участь у процедурі та як документально фіксується перехід відповідальності. Саме такий практичний акцент закладений у темі передачі ТМЦ при звільненні МВО в номері 13.

Чи можна оформити двох працівників одночасно

Окреме практичне питання, яке прямо підняте у «Бюджетній бухгалтерії» №13: чи можна оформити одночасну роботу двох працівників на посаді, якщо один звільняється, а інший уже є кандидатом на заміну. Для бюджетної установи це важливо, бо саме такий варіант часто дає змогу передати майно без хаосу: стара МВО ще працює, нова вже прийнята, комісія проводить передачу, складаються акти, і установа не має “нічийного” майна навіть на один день. Це одна з найбільш безпечних моделей, якщо її вдається організувати в межах кадрових можливостей та внутрішніх рішень установи.

Які дії є обов’язковими

У такій ситуації бухгалтеру, кадровику і керівнику потрібно діяти як одна команда. Потрібно видати розпорядчий документ, визначити дату передачі, провести інвентаризацію або іншу передбачену перевірку фактичної наявності цінностей, зафіксувати результати та скласти акт приймання-передачі. Якщо під час передачі виявляться розбіжності між фактом і обліком, їх не можна залишати “на потім”: саме в момент звільнення МВО потрібно зафіксувати нестачу, надлишок чи інші відхилення. Інакше згодом буде значно складніше встановити, на якому етапі виникла проблема. Це логічно випливає із самої суті теми, яку журнал виніс як практичну консультацію для бюджетних установ.

Типові помилки бюджетних установ

Найчастіше установи помиляються так: відкладають передачу ТМЦ на останній день; не проводять повну перевірку майна; не визначають тимчасового відповідального, якщо нового працівника ще немає; не оформлюють акти або підписують їх формально; не звіряють фактичну наявність ТМЦ з даними бухобліку. На практиці це створює ризик претензій не тільки до звільненого працівника, а й до керівника та бухгалтерської служби, бо саме вони забезпечують належну процедуру оформлення.

Практичний алгоритм дій

Найбезпечніша модель виглядає так: спочатку керівник приймає рішення про процедуру передачі; далі визначається дата та склад комісії; потім перевіряється фактична наявність ТМЦ; після цього складається акт передачі від старої МВО до нової або до тимчасово визначеної особи; і лише після завершення цієї процедури остаточно закривається питання звільнення. Якщо одночасно оформлюється новий працівник, це треба синхронізувати з кадровими документами. Саме тому тема є актуальною і для бухгалтерів, і для кадровиків.

Практичний чек-лист бухгалтера

Висновок

Для бюджетної установи звільнення МВО — це не проста кадрова подія. Це момент, коли легко втратити контроль над майном, якщо діяти поспіхом або формально. Тому у квітні 2026 року тема передачі ТМЦ виглядає однією з найбільш практичних і корисних для сайту: вона стосується багатьох установ, має прямий ризик перевірок і легко перетворюється на сильний чек-лист. Саме такі теми найкраще працюють у твоєму циклі: проблема → ризик → алгоритм → чек-лист → Zoom.

Практичний Zoom-тренінг для бухгалтерів бюджетної сфери

Якщо хочете розібрати тему детально та без ризиків для перевірок — долучайтесь до практичного Zoom-тренінгу.

На тренінгу розбираємо:

• алгоритм дій;
• типові помилки;
• практичні кейси 2026 року;
• відповіді на запитання в прямому ефірі.

Щодня о 16:00 (крім п’ятниці та вихідних)

Реєстрація:

Зареєстуватися на треніг