Під час відключень електроенергії багато бюджетних установ продовжують працювати завдяки генераторам. Особливо часто питання виникає тоді, коли установа не має власного приміщення, а орендує його в іншої установи або у приватного орендодавця.

Типова ситуація: орендодавець забезпечував роботу генератора під час відключень світла, використав дизельне пальне, а потім виставив бюджетній установі-орендарю рахунок на компенсацію таких витрат.

У чому суть проблеми

Генератор сам по собі не є комунальною послугою. Але його робота забезпечує вироблення електроенергії, яку фактично споживає орендар.

Тому відшкодування вартості пального, використаного для роботи генератора, за економічною суттю є не просто компенсацією пального, а оплатою електроенергії, виробленої генератором.

Саме ця логіка важлива для бухгалтера при виборі КЕКВ, оформленні договору та підготовці документів для Казначейства.

Варіант 1. Оренда у небюджетного орендодавця

Якщо бюджетна установа орендує приміщення у приватного власника або іншого небюджетного орендодавця, порядок компенсації витрат на електроенергію, вироблену генератором, можна передбачити в договорі оренди або в окремому договорі про відшкодування комунальних та інших витрат.

У договорі потрібно чітко прописати:

• що саме компенсує орендар;
• за який період здійснюється компенсація;
• на підставі яких документів проводиться оплата;
• як визначається частка споживання;
• як розраховується сума компенсації.

Варіант 2. Оренда у бюджетної установи

Якщо орендодавцем є бюджетна установа — балансоутримувач державного або комунального майна, витрати на утримання орендованого майна та комунальні послуги не включаються автоматично до орендної плати.

Такі витрати орендар має відшкодовувати за окремим договором про відшкодування витрат балансоутримувача. Якщо такого договору або відповідних умов немає, установа ризикує отримати претензії щодо необґрунтованої оплати.

Який КЕКВ застосувати

Для бюджетної установи-орендаря відшкодування вартості пального для генератора слід розглядати як оплату за спожиту електроенергію.

Цей підхід застосовується незалежно від того, хто є орендодавцем: бюджетна установа чи небюджетний орендодавець.

Важливо не плутати дві різні ситуації:

• якщо установа сама купує пальне для власного генератора — це одна операція;
• якщо установа компенсує орендодавцю електроенергію, вироблену генератором, — це інша операція, яка для орендаря проходить як оплата електроенергії.

Що має бути в документах

Щоб відшкодування витрат було безпечним для перевірки, бухгалтерії потрібно мати не лише рахунок від орендодавця, а повний пакет підтвердних документів.

• договір оренди;
• окремий договір або додаткову угоду про відшкодування витрат;
• рахунок орендодавця;
• акт наданих послуг або акт відшкодування витрат;
• розрахунок суми компенсації;
• журнал роботи генератора;
• підтвердження витрат пального;
• розподіл витрат між орендодавцем та орендарями, якщо генератор використовували кілька користувачів.

Журнал роботи генератора

Один із ключових документів для підтвердження суми компенсації — журнал роботи генератора. Його можна вести у довільній формі, але в ньому бажано фіксувати:

• дату роботи генератора;
• час запуску;
• час вимкнення;
• загальну кількість годин роботи за день;
• кількість використаного пального;
• відповідальну особу, яка зафіксувала дані.

Якщо генератором користуються декілька орендарів, потрібно окремо підтвердити, як саме розподілено витрати між усіма користувачами.

Практичний алгоритм для бухгалтера

1. Перевірити договір оренди

Потрібно з’ясувати, чи передбачено в договорі оренди компенсацію комунальних та інших витрат. Якщо такої умови немає, потрібно підготувати додаткову угоду або окремий договір.

2. Визначити статус орендодавця

Потрібно встановити, хто є орендодавцем: бюджетна установа, балансоутримувач державного чи комунального майна або небюджетний орендодавець. Від цього залежить форма договору та пакет документів.

3. Отримати розрахунок від орендодавця

У розрахунку має бути видно період роботи генератора, кількість годин роботи, обсяг використаного пального, вартість пального та частка витрат, що припадає саме на бюджетну установу-орендаря.

4. Перевірити КЕКВ

Для орендаря-бюджетної установи компенсація таких витрат має проходити за КЕКВ 2273 “Оплата електроенергії”.

5. Зберегти підтвердні документи

До оплати потрібно мати документи, які підтверджують не лише сам рахунок, а й економічну суть платежу: установа фактично спожила електроенергію, вироблену генератором.

Типові помилки

• оплата рахунку за пальне без договору про відшкодування витрат;
• проведення компенсації як придбання пального, хоча установа фактично компенсує електроенергію;
• застосування неправильного КЕКВ;
• відсутність журналу роботи генератора;
• відсутність розрахунку частки витрат, яка припадає саме на орендаря;
• оплата всієї вартості пального без розподілу між кількома користувачами;
• відсутність акту або іншого документа, що підтверджує витрати.

Висновок

Бюджетна установа-орендар може компенсувати орендодавцю витрати на пальне для генератора. Але для бухгалтера головне — правильно визначити суть операції.

Якщо орендодавець забезпечив електроенергію за допомогою генератора, а установа її фактично спожила, то компенсація вартості пального для орендаря є оплатою електроенергії.

Безпечна позиція бухгалтера: мати договір, розрахунок, журнал роботи генератора, підтвердження витрат і правильно оформлений платіж за КЕКВ 2273.