Оцифрування трудових книжок — це вже не рекомендація, а вимога законодавства.
Відповідно до Закону №1217-IX, усі роботодавці зобов’язані перевести паперові трудові книжки працівників в електронну форму до 10 червня 2026 року.

Для бюджетних установ це особливо важливо, адже правильність і повнота даних впливають на:
✔️ кадровий облік
✔️ підтвердження страхового стажу
✔️ призначення пенсій
✔️ результати перевірок ПФУ, ДАСУ та інших органів

Нижче — узагальнена практична інструкція, створена на основі матеріалів ПФУ, Мінсоцполітики, 7eminar.ua, Club Glavbuh та інших офіційних джерел.

🔹 Навіщо оцифровувати трудові книжки

• Електронна трудова книжка стає єдиним джерелом трудової історії працівника.

• Дані зберігаються в Реєстрі застрахованих осіб ПФУ.

• Ризик втрати інформації через пожежу, повінь або зношення паперу — зникає.

• ПФУ наголошує: після 10.06.2026 паперова книжка перестає бути основним документом, але зберігається як архівний примірник.

🔹 Алгоритм дій: як правильно оцифрувати трудові книжки

1. Підготовка паперових документів

Перед скануванням потрібно:

• перевірити правильність ПІБ, дати народження, серію і номер;

• звірити всі записи про прийняття, переведення та звільнення;

• виправити неточності (зміна прізвища, помилки в датах, дублікати старих записів).
  Усі виправлення робляться до сканування.

2. Сканування трудової книжки

Правила:

• скануються всі сторінки, включно з порожніми та обкладинкою;

• порядок — строго хронологічний;

• формат файлів — чіткий, середнього розміру, без «важких» PDF;

• зображення має бути достатньо якісним для перевірки ПФУ.

3. Завантаження документів у ПФУ

Потрібно:

1. Увійти на портал електронних послуг ПФУ через КЕП.

2. Вибрати розділ «Відомості про трудову діяльність».

3. Завантажити скани трудової книжки працівника.

4. Перевірити статус поданих документів.

4. Перевірка та підтвердження ПФУ

ПФУ:

• звіряє коректність та повноту записів;

• може повернути документи на доопрацювання, якщо вони нечіткі або містять помилки.
  Після прийняття записів — вони вносяться в Електронний реєстр, і працівник отримує доступ до даних у «Дії» та кабінеті застрахованої особи.

5. Зберігання паперових трудових книжок після 2026 року

Паперова книжка:

• не скасовується, але втрачає статус основного документа;

• залишається у працівника або зберігається в кадровій службі як архів;

• не потребує внесення нових записів (окрім тих, які до 2026 року ще не оцифровані).

🔹 Ризики, якщо не виконати оцифрування

• ❗ працівник може мати проблеми з підтвердженням страхового стажу;

• ❗ затримки у процесі призначення пенсії;

• ❗ кадрова служба отримає зауваження під час перевірки;

• ❗ можливі конфлікти з працівниками щодо неправильних чи відсутніх записів.

📋 Чеклист для бухгалтера та кадровика

«Оцифрування трудових книжок: що треба зробити»

Щоб нічого не пропустити, скористайтесь готовим чеклистом:
👉 https://lnk.ua/KVvdY5p4E

У чек-листі включено:

• повний перелік дій;

• відповідальні особи;

• порядок сканування;

• вимоги ПФУ до файлів;

• контроль статусу в Кабінеті застрахованої особи.

🔹 Висновок

Оцифрування трудових книжок — це разовий, але дуже важливий процес, який допоможе:

• уникнути плутанини в майбутньому;

• забезпечити працівникам коректний страховий стаж;

• зняти ризики для бухгалтерії та кадрової служби під час перевірок;

• виконати вимоги законодавства вчасно.

Збережіть цей матеріал та передайте колегам — нехай підготовка до оцифрування пройде без помилок і зайвих нервів.