Оцифрування паперових трудових книжок: як діяти бухгалтеру та кадровику у 2025 році

З 2021 року в Україні розпочався перехід на електронні трудові книжки, але з 2025 року ця процедура стала обов’язковою для всіх роботодавців. Це означає, що кожна установа, у тому числі бюджетна, має забезпечити переведення паперових трудових книжок працівників у цифровий формат та передати дані до Пенсійного фонду України (ПФУ).

1. Нормативна база

Основні документи, що регулюють процес оцифрування:

📘 Закон України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” №1217-IX від 05.02.2021
📗 Постанова ПФУ №11-1 від 12.03.2021 “Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника”.
📘 Закон “Про Єдиний державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування” (стаття 17).

2. Що таке електронна трудова книжка

Електронна трудова книжка — це цифровий запис у Реєстрі застрахованих осіб, що містить усю інформацію про:

прийняття, переведення та звільнення працівників;
посади, стаж, перерви в роботі;
відомості про нагороди, військову службу, декретні відпустки тощо.

Паперова книжка може залишатися на руках у працівника, але ведення її більше не є обов’язковим.

3. Хто відповідає за оцифрування

📌 Відповідальність за подання даних до Пенсійного фонду несе роботодавець (бухгалтер або кадровик установи).
Якщо працівник уже має цифрову копію книжки в кабінеті ПФУ, перевіряється лише актуальність даних.

4. Як відбувається процес оцифрування

Крок 1. Підготовка документів

Зібрати всі паперові трудові книжки.
Перевірити наявність підписів, печаток, правильність записів (дати, накази).
У разі пошкоджень — оформити довідку про підтвердження стажу.

Крок 2. Сканування

Скануються всі сторінки трудової книжки (включно з титульним аркушем).
Формат файлів: PDF або JPG (чорно-білий, якісний, не більше 1 МБ за сторінку).

Крок 3. Завантаження в електронний кабінет ПФУ

Через портал portal.pfu.gov.ua.
Авторизація — через КЕП (кваліфікований електронний підпис).
Додати сканкопії книжки, вказати тип відомостей (“паперова трудова книжка”), підтвердити надсилання.

Крок 4. Перевірка ПФУ

Після завантаження документів ПФУ перевіряє правильність і достовірність даних.
У разі помилки або нечитабельності зображень роботодавцю надходить повідомлення для корекції.

5. Переваги електронних трудових книжок

✅ автоматичний облік страхового стажу;
✅ спрощення оформлення пенсій;
✅ зменшення ризику втрати документів;
✅ доступ працівника до власних даних онлайн;
✅ зниження навантаження на кадрову службу.

6. Відповідальність

Ненадання або надання недостовірних даних до ПФУ може розглядатися як порушення трудового законодавства (ст. 265 КЗпП).
Під час перевірок Держпраці можуть бути накладені штрафи за відсутність електронних відомостей у реєстрі.