У червні 2026 року для бухгалтерів бюджетних установ з’явилась важлива зарплатно-звітна новина: Міністерство фінансів затвердило оновлені форми Об’єднаного звіту з ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Для бюджетної установи це означає, що вже зараз потрібно підготуватися до переходу на новий формат звітування: перевірити зарплатні дані, кадрові події, сумісників, цивільно-правові договори, лікарняні, відпускні, спеціальний стаж, ознаки доходів і правильність заповнення додатків.

Що саме оновлено

Мінфін затвердив нові форми Податкового розрахунку для податкових агентів — юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів, а також порядок заповнення і подання таких розрахунків.

Для юридичних осіб передбачені додатки:

• Д1 — відомості про нарахування зарплати, доходу та ЄСВ застрахованим особам;
• Д2 — відомості про осіб, які доглядають за дитиною до трьох років;
• Д3 — відомості про осіб, які проходять строкову військову службу;
• 4ДФ — відомості про доходи, ПДФО та військовий збір;
• Д5 — відомості про трудові відносини та період проходження військової служби;
• Д6 — відомості про підстави для обліку спеціального стажу.

Джерела:
роз’яснення для бухгалтерів,
накази Міністерства фінансів України за 2026 рік.

Коли подавати нову форму

Ключове питання для бухгалтера — з якого звітного періоду застосовувати нову форму. За поточними роз’ясненнями, якщо наказ набирає чинності після офіційного опублікування у червні, юридичні особи вперше звітуватимуть за оновленою формою не раніше ніж за липень 2026 року.

Тому практичний висновок такий: за травень і червень 2026 року слід уважно перевірити, яка форма є чинною на дату подання, а до першого подання за новою формою підготувати внутрішню звірку зарплатних і кадрових даних.

Чому це особливо важливо для бюджетних установ

У бюджетній сфері Об’єднаний звіт часто складніший, ніж у звичайного роботодавця. Причина — велика кількість різних видів виплат і кадрових ситуацій.

Бухгалтерії потрібно контролювати:

• посадові оклади;
• надбавки й доплати;
• премії;
• індексацію;
• лікарняні;
• відпускні;
• компенсацію за невикористану відпустку;
• матеріальну допомогу;
• сумісників;
• цивільно-правові договори;
• мобілізованих працівників;
• працівників зі спеціальним стажем;
• прийняття, звільнення, переведення та інші кадрові події.

Де найбільший ризик помилок

1. Додаток Д1

У Д1 відображаються нарахування зарплати, доходів і ЄСВ. Найчастіші ризики — неправильний місяць нарахування, помилки в базі ЄСВ, лікарняних, відпускних і донарахуваннях.

2. Додаток 4ДФ

У 4ДФ важливо правильно показати доходи, ПДФО, військовий збір та ознаки доходів. Помилка в ознаці доходу або періоді може призвести до уточнюючого звіту.

3. Додаток Д5

Д5 пов’язаний із кадровими подіями: прийняттям, звільненням, переведенням, зміною трудових відносин. Його потрібно звіряти з наказами кадрової служби.

4. Додаток Д6

Д6 важливий для працівників, які мають спеціальний стаж. У бюджетній сфері це може стосуватися окремих категорій працівників освіти, медицини, культури та інших установ.

Практичний алгоритм для бухгалтера

1. Визначити, яку форму подавати за відповідний місяць

Перед поданням звіту потрібно перевірити дату набрання чинності новими формами та визначити перший звітний місяць, за який установа має застосувати оновлений формат.

2. Перевірити зарплатні нарахування

Потрібно звірити зарплату, доплати, надбавки, премії, індексацію, лікарняні, відпускні, компенсації, матеріальну допомогу та виплати за цивільно-правовими договорами.

3. Звірити кадрові події

Бухгалтерія має отримати від кадрової служби перелік усіх подій за місяць: прийняття, звільнення, переведення, сумісництво, відпустки, мобілізація, повернення до роботи.

4. Окремо перевірити сумісників і ЦПД

По кожній особі потрібно визначити тип відносин, місяць нарахування доходу, базу ЄСВ, ознаку доходу та правильність відображення в Д1 і 4ДФ.

5. Підготувати внутрішню таблицю звірки

До першого подання за новою формою доцільно зробити контрольну таблицю: працівник — виплата — ЄСВ — ПДФО — військовий збір — додаток звіту — підтвердний документ.

Типові помилки

• подання нової форми раніше, ніж вона фактично має застосовуватися;
• невірне визначення першого звітного періоду для нової форми;
• розбіжності між зарплатною відомістю, Д1 і 4ДФ;
• неправильне відображення лікарняних і відпускних за місяцями;
• пропуск кадрової події в Д5;
• невірне відображення сумісників;
• неправильна ознака доходу в 4ДФ;
• відсутність внутрішньої звірки перед поданням;
• подання звіту без перевірки оновлених електронних форм у програмі;
• виправлення помилок без збереження пояснень і розрахунків.

Висновок

Нова форма Об’єднаного звіту — це не просто оновлення бланка. Для бюджетної установи це привід перевірити всю систему зарплатного і кадрового обліку.

Найбезпечніший підхід — не чекати першого строку подання, а вже зараз провести звірку між бухгалтерією, кадровою службою та програмою звітності. Особливу увагу потрібно приділити Д1, 4ДФ, Д5 і Д6, бо саме там найчастіше виникають помилки.