Звільнення працівника в бюджетній установі майже завжди створює додаткову зону відповідальності для бухгалтера і кадрової служби. Особливо якщо працівник має невикористані дні відпустки.

На практиці помилки виникають не лише в сумі компенсації. Часто проблема починається раніше: установа неправильно визначає, за які саме види відпусток компенсація виплачується, а за які — ні.

У чому суть проблеми

При звільненні працівник має право або використати невикористані дні відпустки перед звільненням, або отримати грошову компенсацію за ті дні, які підлягають компенсації.

Але компенсація виплачується не за всі види відпусток. Саме тут і виникає ризик для бюджетної установи.

Бухгалтерія має чітко розділити:

• відпустки, за які компенсація обов’язкова;
• відпустки, за які компенсація не передбачена;
• дні, які потрібно рахувати пропорційно відпрацьованому часу;
• дні, які вже були використані;
• періоди, які не дають права на компенсацію.

Джерело:

роз’яснення щодо компенсації за невикористану відпустку при звільненні
.

За які відпустки компенсація виплачується

При звільненні компенсація виплачується за невикористані:

• дні щорічної основної відпустки;
• дні щорічної додаткової відпустки;
• додаткову соціальну відпустку працівникам, які мають дітей;
• додаткову соціальну відпустку працівникам, які мають повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

Для бюджетної установи це означає, що кадрова служба має передати бухгалтерії не загальну фразу “є невикористана відпустка”, а деталізований розрахунок за видами відпусток.

За які відпустки компенсація не виплачується

Не всі види відпусток можна компенсувати грошима при звільненні.

Компенсація не виплачується за невикористані:

• відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• додаткові відпустки у зв’язку з навчанням;
• творчі відпустки;
• інші спеціальні види відпусток, які не належать до щорічних.

Що має перевірити кадрова служба

Кадрова служба має підготувати для бухгалтерії повну інформацію:

• дату прийняття працівника;
• дату звільнення;
• підставу звільнення;
• періоди роботи, які дають право на відпустку;
• кількість належних днів щорічної основної відпустки;
• кількість належних днів щорічної додаткової відпустки;
• наявність права на додаткову соціальну відпустку;
• кількість використаних днів за кожним видом відпустки;
• кількість днів, що підлягають компенсації;
• наказ про звільнення;
• накази про надані відпустки.

Якщо кадрова служба передає тільки загальну кількість днів, бухгалтерії варто вимагати деталізацію.

Що має перевірити бухгалтерія

Бухгалтерія перевіряє не тільки кількість днів, а й правильність розрахунку суми.

Потрібно звірити:

• розрахунковий період;
• виплати, які включаються до середньої зарплати;
• виплати, які не включаються до середньої зарплати;
• кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
• періоди, що виключаються з розрахунку;
• середньоденну зарплату;
• кількість днів компенсації;
• суму компенсації;
• ПДФО;
• військовий збір;
• ЄСВ;
• відображення в Об’єднаному звіті.

Практичний алгоритм для бюджетної установи

1. Отримати підставу для звільнення

Бухгалтерія має працювати не з усною інформацією, а з наказом або проєктом наказу про звільнення. Потрібно перевірити дату звільнення, підставу звільнення, заяву працівника та необхідність остаточного розрахунку в день звільнення.

2. Отримати деталізований залишок відпусток

Кадрова служба має надати залишок не загальною сумою, а по кожному виду відпустки: щорічна основна, щорічна додаткова, додаткова соціальна та інші види відпусток.

3. Визначити, що компенсується

Бухгалтерія разом із кадрами має виключити з розрахунку ті відпустки, за які компенсація не передбачена. Компенсувати можна тільки ті види відпусток, які мають законну підставу для грошової компенсації.

4. Перевірити право на соціальну відпустку

Якщо працівник має право на додаткову соціальну відпустку, потрібно перевірити підтвердні документи. Без документів бухгалтерія не повинна автоматично включати такі дні до компенсації.

5. Розрахувати середню зарплату

Суму компенсації визначають за правилами розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток. Потрібно перевірити розрахунковий період, виплати, дні, що враховуються, і виключені періоди.

6. Провести оподаткування

Компенсація за невикористану відпустку є зарплатною виплатою. Потрібно правильно утримати ПДФО, військовий збір і нарахувати ЄСВ.

7. Відобразити у звітності

Після нарахування компенсації потрібно перевірити, як вона потрапить до зарплатних регістрів і Об’єднаного звіту. Особливо уважно слід звірити місяць нарахування та дату звільнення.

Типові помилки

• компенсують загальний залишок відпусток без розподілу за видами;
• нараховують компенсацію за відпустки, які не підлягають компенсації;
• не виплачують компенсацію за додаткову соціальну відпустку, хоча працівник має право на неї;
• не перевіряють підтвердні документи для соціальної відпустки;
• неправильно визначають кількість днів щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу;
• помилково включають до розрахунку періоди, які потрібно виключити;
• неправильно визначають середньоденну зарплату;
• не проводять остаточний розрахунок у день звільнення;
• не звіряють дані бухгалтерії та кадрової служби;
• не зберігають розрахунок компенсації у складі документів по звільненню.

Висновок

Компенсація за невикористану відпустку при звільненні — це не проста технічна виплата. Для бюджетної установи це контрольна точка, де мають збігтися кадрові документи, розрахунок середньої зарплати, вид відпустки, дата звільнення, податки, ЄСВ і звітність.

Найбільша помилка — компенсувати всі залишки відпусток без аналізу їх виду.

Безпечна позиція бухгалтера: отримати деталізований розрахунок від кадрової служби, визначити тільки ті відпустки, що підлягають компенсації, правильно порахувати середню зарплату, провести оподаткування та зберегти повний пакет документів.