У кадровій практиці одна з найризикованіших ситуацій — коли працівник подає заяву і просить звільнити його того ж дня. Помилка тут небезпечна з двох боків: або роботодавець безпідставно відмовляє там, де закон вимагає звільнення у строк, визначений працівником, або оформлює негайне звільнення за неправильною підставою. Для бухгалтера бюджетної установи це вже не лише кадрове питання, а й питання строків розрахунку, правильності наказу та ризику фінансових претензій.

У чому норма

Загальне правило КЗпП таке: працівник, який працює за безстроковим трудовим договором, має письмово попередити роботодавця про звільнення за два тижні. Але якщо заява зумовлена неможливістю продовжувати роботу, роботодавець зобов’язаний розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник. Серед прямо названих у законі підстав: переїзд, переведення чоловіка або дружини в іншу місцевість, вступ до закладу освіти, медичні підстави щодо проживання, вагітність, догляд за дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю, догляд за хворим членом сім’ї за медвисновком, догляд за особою з інвалідністю I групи, вихід на пенсію, прийняття на роботу за конкурсом, а також інші поважні причини. Окремо закон дозволяє працівнику самостійно визначити строк звільнення, якщо роботодавець порушує трудове законодавство, умови колективного чи трудового договору, або вчиняв мобінг, підтверджений судовим рішенням.

Для строкового трудового договору логіка подібна: дострокове розірвання на вимогу працівника можливе, зокрема, у випадках, передбачених частиною першою статті 38 КЗпП, а також через хворобу чи інвалідність, що перешкоджають виконанню роботи, або через порушення роботодавцем трудового законодавства чи договору.

Що це означає на практиці

Не кожна фраза «прошу звільнити мене сьогодні» автоматично означає законне звільнення в день подачі заяви. Якщо у працівника немає підстав, перелічених у статті 38 КЗпП, діє двотижневе попередження. Але якщо підстава є і вона належно сформульована в заяві, роботодавець не може примусити людину «відпрацьовувати два тижні».

Є ще один практичний сценарій, який часто плутають зі звільненням за власним бажанням: якщо сторони хочуть припинити трудові відносини негайно за взаємною згодою, це можна зробити за угодою сторін як окремою підставою припинення трудового договору. Закон прямо відносить угоду сторін до підстав припинення трудового договору, а методичні та судові роз’яснення уточнюють: у такому випадку договір може бути припинено в будь-який строк, визначений сторонами. Але це вже не стаття 38, а інша правова конструкція, і змішувати їх у наказі не можна.

Де ризик для бухгалтера

Для бухгалтера проблема починається там, де кадрове рішення прийняли поспіхом. Якщо установа погодилась на звільнення в день заяви, потрібно встигнути не лише підготувати наказ, а й провести повний розрахунок у день звільнення, вручити працівнику копію наказу та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми. Якщо працівник цього дня не працював, виплата має бути проведена не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок.

Якщо ж роботодавець з власної вини не виплатив належні суми у строки, визначені статтею 116 КЗпП, і немає спору про їх розмір, працівникові належить середній заробіток за весь час затримки, але не більш як за шість місяців. Це вже прямий фінансовий ризик для установи, а не формальна кадрова помилка.

Практичний алгоритм дій

1. Перевірте формулювання заяви

У заяві має бути чітко вказано:

• дата звільнення;
• підстава;
• за потреби — причина, яка унеможливлює продовження роботи.

Якщо працівник посилається на поважну причину, вона має бути не абстрактною, а такою, що дозволяє співвіднести її зі статтею 38 КЗпП.

2. Визначте правильну правову підставу

Тут три основні варіанти:

• ст. 38 КЗпП — звільнення за власним бажанням із двотижневим попередженням;
• ст. 38 КЗпП у строк, визначений працівником — якщо є поважна причина або спеціальна підстава, передбачена законом;
• п. 1 ст. 36 КЗпП — якщо сторони домовилися припинити трудові відносини в конкретний день за угодою сторін.

3. Не змішуйте підстави в наказі

Найпоширеніша помилка — коли в документах пишуть «за власним бажанням за угодою сторін» або погоджують миттєве звільнення, але все одно ставлять статтю 38 без належних причин. Правова підстава має бути одна і вона повинна відповідати фактичній ситуації. Це критично і для кадрового блоку, і для подальшого захисту установи в разі спору.

4. Проведіть розрахунок у строк

У день звільнення працівнику треба:

• видати копію наказу;
• надати письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми;
• провести розрахунок у строки статті 116 КЗпП;
• на вимогу працівника внести запис до трудової книжки, що зберігається у працівника.

5. Перевірте, чи працівник не змінив рішення

КЗпП прямо говорить: якщо після закінчення строку попередження працівник не залишив роботу і не вимагає розірвання трудового договору, роботодавець не має права звільнити його за раніше поданою заявою, крім спеціального випадку із запрошенням іншого працівника, якому не можна відмовити у прийнятті на роботу. Для кадровика і бухгалтера це означає: стару заяву не можна використовувати автоматично.

Типові помилки

1. Вимагають «відпрацювати два тижні» у всіх випадках

Це помилка, якщо у працівника є підстава зі статті 38 КЗпП, яка дає право на звільнення у строк, визначений ним самим.

2. Звільняють у день заяви без належної підстави

Якщо немає підстав для негайного звільнення за статтею 38, а сторони фактично домовились розірвати договір одразу, правильніше оформлювати це як угоду сторін, а не як звільнення за власним бажанням без двотижневого строку.

3. Забувають про письмове повідомлення щодо сум

Стаття 47 у зв’язці зі статтею 116 вимагає не лише виплатити гроші, а й письмово повідомити працівника про нараховані та виплачені суми з розбивкою за видами виплат.

4. Виплачують розрахунок пізніше «бо не встигли»

Це прямий ризик компенсації за статтею 117 КЗпП. Для бюджетної установи така затримка швидко переходить із кадрового питання в фінансове.

5. Не звіряють вид трудового договору

Для строкового договору застосовується інша норма — стаття 39 КЗпП, хоча частина підстав збігається зі статтею 38. Помилка в цьому місці тягне за собою неправильний наказ.

Практичний чек-лист бухгалтера і кадровика

Перевірка фактів

• перевірено, чи договір безстроковий чи строковий;
• у заяві вказана дата звільнення;
• у заяві правильно сформульована підстава.

Аналіз документів

• перевірено, чи є підстава для звільнення в день подачі заяви;
• визначено, чи це стаття 38, стаття 39, чи угода сторін;
• узгоджено текст наказу без змішування підстав.

Внесення змін

• підготовлено наказ із правильною нормою КЗпП;
• розраховано всі належні суми;
• сформовано письмове повідомлення про виплати.

Документальна безпека

• працівнику видано копію наказу;
• за потреби внесено запис до трудової книжки;
• зафіксовано дату фактичного розрахунку.

Контроль перед перевіркою

• перевірено, чи виплата проведена в строки статті 116;
• оцінено ризик компенсації за статтею 117;
• збережено повний комплект документів у кадровій та бухгалтерській частині.

Висновок

Головна помилка в темі звільнення в день подачі заяви — думати, що це лише кадровий нюанс. Насправді це стикування кадрового рішення, правової підстави і бухгалтерського розрахунку. Якщо підстава визначена правильно, роботодавець має діяти швидко. Якщо підстава вибрана неправильно, навіть формально «зручне» звільнення створює ризик спору, донарахувань і компенсації.

Практичний Zoom-тренінг для бухгалтерів бюджетної сфери

Якщо хочете розібрати тему детально та без ризиків для перевірок — долучайтесь до практичного Zoom-тренінгу.

На тренінгу розбираємо:

• алгоритм дій;
• типові помилки;
• практичні кейси 2026 року;
• відповіді на запитання в прямому ефірі.

Щодня о 16:00 (крім п’ятниці та вихідних)

Реєстрація:
https://www.resystems.pro/pidtrimka/treningy/zoom/