Останній тиждень липня сформував для бюджетних установ одразу кілька контрольних дат.

З 26 липня діють оновлені правила роботи водіїв і нова форма товарно-транспортної накладної. З 2 серпня змінюється порядок зарахування окремих періодів роботи до страхового стажу. До 5 серпня установам потрібно перевірити необхідність подання повідомлень про зміну військово-облікових даних.

Окремої уваги потребують:

• строки виплати заробітної плати;
• зміна контактних даних працівників;
• облік працівників із призупиненими трудовими договорами;
• нові правила ведення реєстру «Оберіг»;
• використання коштів на харчування школярів;
• субвенція для майбутніх академічних ліцеїв;
• документальне підтвердження транспортних операцій.

1. Водії та ТТН: із 26 липня діють оновлені правила

Проблема

Із 26 липня 2026 року набрали чинності оновлені правила роботи та відпочинку водіїв комерційного автомобільного транспорту.

Зберігаються такі основні обмеження:

Серед нових вимог — обмеження нічної зміни десятьма годинами, заборона проводити звичайний щотижневий відпочинок у кабіні та збільшення строку зберігання даних про роботу й відпочинок водіїв.

Підприємства та установи повинні зберігати відповідні записи протягом двох років.

Чи стосуються правила бюджетної установи

Насамперед потрібно визначити, чи підпадає транспорт установи під дію оновлених вимог.

Окремі винятки передбачені, зокрема, для:

• транспорту сил безпеки та оборони;
• екстрених і аварійних служб;
• комунальних та окремих спеціалізованих перевезень у межах 100 кілометрів;
• внутрішніх господарських перевезень власного вантажу тривалістю до 4 годин 30 хвилин;
• перевезень у зонах бойових дій;
• окремого легкого транспорту для доставки власних вантажів, якщо керування не є основною діяльністю установи.

Наявність винятку потрібно підтверджувати фактичними маршрутами, метою перевезення та документами, а не лише назвою установи.

Нова форма ТТН

Із 26 липня також застосовується оновлена форма товарно-транспортної накладної, затверджена наказом Мінрозвитку № 1727.

У ній з’явився новий реквізит:

У цьому полі зазначають адресу перевізника, його структурного підрозділу або філії, де зберігається транспортний засіб.

Реквізит пов’язаний із підтвердженням окремих винятків щодо перевезень у межах 100 кілометрів.

Де ризик

• установа продовжує використовувати старий бланк ТТН;
• не перевірено, чи поширюються правила на конкретний транспорт;
• немає наказу про режим роботи водія;
• графік не відповідає фактичному маршруту;
• дані тахографа не зберігаються;
• нічна зміна перевищує встановлену тривалість;
• у ТТН немає нового реквізиту;
• місце зберігання автомобіля не підтверджене документально;
• бухгалтер приймає транспортні послуги без перевірки ТТН;
• табель водія не відповідає дорожнім і транспортним документам.

Практичний приклад

Комунальна установа перевозить власні матеріали автомобілем у межах громади. Загальна тривалість поїздки — до чотирьох годин, відстань — менше ніж 100 кілометрів від гаража установи.

Перед застосуванням винятку потрібно підтвердити:

• адресу постійного зберігання автомобіля;
• маршрут;
• відстань;
• тривалість перевезення;
• належність вантажу установі;
• відповідність керування транспортом умовам установленого винятку.

Алгоритм дій

1. Скласти перелік транспортних засобів установи.
2. Визначити характер кожного перевезення.
3. Перевірити, чи поширюються оновлені правила на конкретний автомобіль.
4. За наявності винятку підготувати його документальне обґрунтування.
5. Оновити графіки роботи водіїв.
6. Звірити графіки з табелями обліку робочого часу.
7. Перевірити тахографи та порядок зберігання даних.
8. Замінити шаблон ТТН.
9. Визначити, хто заповнює новий реквізит.
10. Перевіряти ТТН, отримані від постачальників і перевізників.
11. Зберігати маршрутні, транспортні й кадрові документи в одному контрольному комплекті.

2. Страховий стаж із 2 серпня: звітність роботодавця набуває особливого значення

Проблема

Із 2 серпня 2026 року набирають чинності зміни, внесені Законом № 4851-IX.

Для визначення права особи на пенсію за віком до страхового стажу зараховуватимуть періоди роботи, за які роботодавець:

• нарахував страхові внески в сумі не меншій за мінімальний страховий внесок;
• подав відповідну звітність;
• але фактично не сплатив внески.

Нова норма стосується саме визначення права на пенсію за віком. Вона не скасовує заборгованість роботодавця та його обов’язок сплатити ЄСВ.

Що це означає для бюджетної установи

Для працівника критично важливо, щоб у Реєстрі застрахованих осіб були правильні дані щодо:

• періоду трудових відносин;
• суми зарплати;
• бази нарахування ЄСВ;
• кількості календарних днів;
• ознаки основного місця роботи;
• неповного робочого часу;
• лікарняних і декретних;
• прийняття, переведення та звільнення.

Якщо роботодавець не подав звітність або зазначив неправильну базу, сам факт існування наказу чи заборгованості із зарплати може бути недостатнім для автоматичного відображення періоду в персоніфікованому обліку.

Де ризик

• зарплата нарахована, але звітність не подана;
• працівника пропущено в Додатку Д1;
• зазначено неправильну ознаку основного місця роботи;
• база ЄСВ не відповідає зарплатним регістрам;
• помилково зазначено кількість днів трудових відносин;
• кадровий наказ не відображено у звітності;
• після виявлення помилки не подано уточнення;
• установа вважає, що нова норма дозволяє не сплачувати ЄСВ;
• працівнику не надано допомогу в перевірці персональних даних;
• кадрові та зарплатні дані не звіряються між собою.

Практичний приклад

Установа нарахувала працівнику зарплату та ЄСВ, але через технічну помилку не включила його до Додатка Д1.

У такому випадку проблема полягає не лише в помилці звітності. Відомості про період роботи можуть не потрапити до персоніфікованого обліку належним чином.

Після виявлення помилки потрібно подати коригування та перевірити результат його прийняття.

Алгоритм дій

1. Звірити зарплатні відомості з Додатком Д1.
2. Перевірити всіх працівників, яким нараховано зарплату за липень.
3. Окремо перевірити працівників із неповною зайнятістю.
4. Перевірити сумісників.
5. Звірити кількість днів трудових відносин.
6. Перевірити базу нарахування ЄСВ.
7. Звірити кадрові події з відповідними додатками звітності.
8. Виправити виявлені помилки.
9. Зберегти квитанції про прийняття звітності.
10. Перевірити дані в кабінеті страхувальника.
11. Не змішувати питання зарахування стажу з обов’язком погашення заборгованості з ЄСВ.

3. Зарплата під час воєнного стану: затримку потрібно не пояснювати, а документувати

Проблема

Воєнний стан не скасовує загальних строків виплати заробітної плати.

Роботодавець може бути звільнений від відповідальності за порушення строків, якщо доведе, що затримка стала наслідком бойових дій або інших обставин непереборної сили.

Але навіть у такому випадку обов’язок виплатити працівникам усі належні суми не припиняється.

Що повинна підтвердити бюджетна установа

Під час перевірки потрібно показати:

• дату нарахування зарплати;
• строк, передбачений колективним договором;
• дату подання документів до Казначейства;
• залишок бюджетних призначень;
• стан реєстрації зобов’язань;
• листування з розпорядником або Казначейством;
• дату фактичного надходження фінансування;
• дату проведення виплати;
• заходи, яких ужив роботодавець.

Де ризик

• дату виплати змінено заднім числом;
• немає платіжних документів, підготовлених на встановлену дату;
• затримку автоматично пояснюють воєнним станом;
• відсутність коштів не підтверджена виписками;
• керівника не поінформовано службовою запискою;
• працівників не повідомлено про ситуацію;
• після надходження коштів виплату не проведено невідкладно;
• заборгованість не відокремлено в аналітичному обліку;
• не перевірено ПДФО, військовий збір та ЄСВ;
• немає хронології дій установи.

Практичний приклад

Зарплата мала бути виплачена 30 липня, але Казначейство не провело платіж через відсутність відкритих асигнувань.

Бухгалтерії потрібно зберегти:

• платіжну інструкцію;
• підтвердження її подання;
• виписку з рахунку;
• інформацію про асигнування;
• лист або службову записку керівнику;
• звернення до розпорядника;
• документ про дату надходження коштів;
• підтвердження фактичної виплати.

Алгоритм дій

1. Перевірити строки виплати в колективному договорі або внутрішньому акті.
2. Сформувати календар зарплатних платежів.
3. Завчасно перевірити бюджетні призначення.
4. Подати документи до Казначейства до настання граничної дати.
5. Зафіксувати причину непроплати.
6. Негайно повідомити керівника.
7. Підготувати звернення до розпорядника коштів.
8. Вести окремий реєстр зарплатної заборгованості.
9. Не змінювати первинні дати в документах.
10. Провести виплату одразу після усунення обставин.
11. Зберегти повну хронологію дій установи.

4. Реєстр «Оберіг» і повідомлення до ТЦК до 5 серпня

Проблема

31 липня Кабінет Міністрів затвердив порядок ведення Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів «Оберіг».

Документ визначає порядок:

• внесення інформації;
• автоматичного обміну даними;
• перевірки відомостей;
• актуалізації даних;
• виправлення помилок.

Інформацію мають внести до Реєстру протягом п’яти робочих днів після її надходження.

Що має зробити роботодавець

Запровадження нового порядку ведення «Оберегу» не скасовує персонального військового обліку в установі.

Якщо протягом липня змінилися облікові дані працівників, установі потрібно перевірити необхідність подання повідомлення до відповідного ТЦК та СП до 5 серпня 2026 року.

Повідомляють, зокрема, про зміну:

• прізвища, імені або по батькові;
• реквізитів внутрішнього паспорта;
• зареєстрованого місця проживання;
• фактичного місця проживання;
• місця роботи;
• посади.

Із 27 червня більше не потрібно подавати таке повідомлення у разі зміни закордонного паспорта, сімейного стану або рівня освіти.

Де ризик

• установа вважає, що всі дані автоматично потраплять до «Оберегу»;
• не перевірено кадрові зміни за липень;
• не повідомлено про переведення на іншу посаду;
• не повідомлено про зміну фактичного місця проживання;
• використано стару форму повідомлення;
• дані військового обліку не збігаються з кадровою програмою;
• повідомлення направлено не до того органу;
• немає доказу відправлення;
• помилку в «Оберегу» намагається виправити бухгалтер без участі працівника;
• не визначено відповідального за щомісячну перевірку.

Практичний приклад

У липні військовозобов’язаного працівника переведено з посади інженера на посаду завідувача господарства.

Кадрового наказу та зміни в зарплатній програмі недостатньо. Відповідальний за військовий облік має перевірити, чи відображено зміну у списках персонального військового обліку, і подати повідомлення до відповідного органу до 5 серпня.

Алгоритм дій

1. Вивантажити всі кадрові накази за липень.
2. Перевірити прийняття, звільнення та переведення.
3. Перевірити зміни особистих даних.
4. Звірити інформацію з військово-обліковими документами.
5. Внести зміни до списків персонального військового обліку.
6. Відібрати дані, про які потрібно повідомити.
7. Використати чинну форму повідомлення.
8. Перевірити орган, до якого направляється документ.
9. Подати повідомлення не пізніше 5 серпня.
10. Зберегти доказ відправлення або прийняття.
11. За наявності помилки в «Оберегу» пояснити працівнику порядок звернення для її виправлення.

5. Працівник змінив адресу: нові контактні дані потрібно зафіксувати

Проблема

Кожна сторона трудового договору повинна повідомляти іншу сторону про зміну своїх контактних даних — адреси, номера телефону або електронної пошти.

Якщо одна сторона не надала нових даних, інша може продовжувати комунікацію за останніми відомими контактами.

Це особливо важливо для працівників, із якими:

• призупинено дію трудового договору;
• оформлено дистанційну роботу;
• втрачено регулярний зв’язок;
• планується відновлення роботи;
• потрібно провести кадрове повідомлення;
• необхідно вручити копію наказу або розрахункові документи.

Наказ про призупинення трудового договору має визначати спосіб обміну інформацією між сторонами та умови відновлення роботи.

Де ризик

• контакти зберігаються лише в особовій картці;
• кадрова служба не передає зміни бухгалтерії;
• повідомлення працівника не реєструється;
• працівника викликають на роботу за старою адресою;
• немає доказу направлення повідомлення;
• в наказі про призупинення не зазначено канал зв’язку;
• використовується особиста електронна пошта звільненого кадровика;
• телефон або адреса змінені лише в зарплатній програмі;
• установа не перевіряє контакти перед відновленням договору;
• кадрові документи надсилаються без підтвердження отримання.

Практичний приклад

Працівник із призупиненим трудовим договором переїхав до іншої області та повідомив нову адресу через електронну пошту.

Установі доцільно:

• зареєструвати повідомлення;
• перевірити особу відправника;
• передати інформацію кадровій службі;
• оновити контактний реєстр;
• зберегти електронний лист;
• за потреби повідомити працівника про прийняття нових даних.

Алгоритм дій

1. Визначити офіційні канали кадрової комунікації.
2. Перевірити, чи зазначені вони в наказах про призупинення.
3. Створити реєстр контактних даних працівників.
4. Зареєструвати кожне повідомлення про зміну контактів.
5. Перевірити дату отримання.
6. Передати зміни кадровій службі та відповідальному за військовий облік.
7. За потреби оновити зарплатну програму.
8. Перевірити, чи виникає обов’язок повідомити ТЦК.
9. Зберегти доказ отримання інформації.
10. Перед направленням важливого кадрового документа повторно перевірити актуальний канал зв’язку.

6. Освітні кошти 31 липня: спочатку кошторис і цільове призначення, потім витрати

Проблема

31 липня Уряд розподілив понад 83,6 млн грн для організації безоплатного гарячого харчування учнів у 1 786 закладах освіти восьми прифронтових областей.

Для початкової школи передбачено співфінансування:

З 1 вересня 2026 року безоплатним гарячим харчуванням мають бути забезпечені всі учні комунальних закладів загальної середньої освіти.

Завчасний розподіл коштів має дати громадам можливість провести закупівлі та укласти договори до початку навчального року.

Також завершено розподіл майже 700 млн грн для 130 майбутніх академічних ліцеїв.

Кошти спрямовуються на:

• навчальне обладнання;
• комп’ютерне обладнання;
• мультимедійне обладнання;
• засоби навчання;
• меблі.

Ремонтні роботи повинні фінансуватися з місцевих бюджетів.

Де ризик

Отримання інформації про розподіл субвенції ще не означає, що установа може одразу укладати договір і проводити оплату.

Потрібно пройти бюджетний маршрут:

1. рішення про місцевий бюджет;
2. розпис;
3. мережа;
4. кошторис;
5. план асигнувань;
6. план використання коштів;
7. закупівельний план;
8. бюджетне зобов’язання;
9. первинні документи;
10. аналітичний облік;
11. звітність про цільове використання.

Типові ризики

• кошти включено до кошторису без рішення засновника;
• не перевірено цільове призначення субвенції;
• не розділено державне та донорське фінансування;
• закупівлю оголошено до затвердження бюджетних призначень;
• кількість учнів не підтверджена;
• вартість харчування не відповідає умовам фінансування;
• ремонт ліцею намагаються оплатити за рахунок коштів на обладнання;
• не передбачено співфінансування з місцевого бюджету;
• обладнання закуплено без визначення приміщення для його встановлення;
• немає окремого аналітичного обліку.

Практичний приклад

Ліцей отримує кошти на обладнання STEM-лабораторії. Приміщення потребує ремонту електромережі та оздоблення.

Кошти субвенції на обладнання не можна автоматично використовувати на ремонт.

Засновник має окремо забезпечити фінансування ремонтних робіт із дозволеного джерела, підготувати приміщення, а вже потім закуповувати обладнання відповідно до цільового призначення субвенції.

Алгоритм дій

1. Перевірити, чи включено громаду або заклад до розподілу.
2. Отримати офіційну інформацію про суму та напрям фінансування.
3. Внести зміни до місцевого бюджету.
4. Оновити розпис і мережу.
5. Затвердити зміни до кошторису.
6. Перевірити необхідність співфінансування.
7. Розділити джерела фінансування в аналітичному обліку.
8. Підтвердити кількість учнів.
9. Сформувати або оновити закупівельний план.
10. Перевірити відповідність предмета закупівлі цільовому призначенню.
11. Окремо запланувати ремонтні роботи.
12. Після отримання товарів оформити введення в експлуатацію та матеріальну відповідальність.
13. Підготувати документи для звітності про використання коштів.

Типові помилки бюджетних установ за тиждень

• продовжують використовувати стару форму ТТН після 26 липня;
• не звіряють персоніфіковану звітність із зарплатними та кадровими регістрами;
• пояснюють затримку зарплати воєнним станом без документального підтвердження;
• вважають, що реєстр «Оберіг» автоматично замінює військовий облік роботодавця;
• не реєструють повідомлення працівника про зміну адреси або телефону;
• починають використовувати освітні кошти до внесення змін у бюджетні та планові документи.

Практичний чек-лист бухгалтера бюджетної установи

Висновок

Тиждень 27–31 липня 2026 року визначив головні завдання бухгалтерії на початок серпня.

Потрібно перевірити:

• режим роботи водіїв;
• нову форму ТТН;
• персоніфіковану звітність;
• строки виплати зарплати;
• зміни військово-облікових даних;
• повідомлення до ТЦК;
• контактні дані працівників;
• освітні субвенції та співфінансування.

Найнебезпечніша помилка — вважати, що новий державний реєстр, нова субвенція або нова норма самі виправлять внутрішні процеси установи.

Джерела

• M.E.Doc, підсумки тижня з 27 по 31 липня 2026 року:
  
  https://medoc.ua/blog/pidsumki-tizhnja-z-27-po-31-lipnja-2026-
  
• Клуб Головного Бухгалтера, липень 2026 року:
  
  https://clubglavbuh.blogspot.com/2026/07/
  
• Кабінет Міністрів України:
  
  https://www.kmu.gov.ua/
  
• Пенсійний фонд України:
  
  https://www.pfu.gov.ua/
  
• Державна служба України з питань праці:
  
  https://dsp.gov.ua/
  
• Законодавство України:
  
  https://zakon.rada.gov.ua/