Написати нам
Підтримка клієнтів:
+38 (050) 434-03-33
  • Про компанію
  • Продукція:
  • Підтримка
  • Клуб Головного Бухгалтера
    • Бухгалтер довіряє цифрам: електронна трудова книжка — що має перевірити бюджетна установа до 10 червня 2026 року

    Електронна трудова книжка — це вже не кадрова новинка, а практичний інструмент підтвердження трудової діяльності та страхового стажу працівника.

    Для бюджетної установи це означає: трудова книжка більше не є лише архівним документом. Вона впливає на підтвердження стажу, соціальні гарантії, пенсійні права працівника, правильність кадрових даних і якість внутрішнього обліку.

    Головний ризик для бюджетної установи — не сам факт оцифрування трудової книжки, а розбіжності між паперовою трудовою книжкою, наказами, даними ПФУ, табелем і зарплатними нарахуваннями.

    1. У чому проблема для бюджетної установи

    До 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Сканування можуть здійснювати роботодавці або самі працівники через вебпортал Пенсійного фонду України.

    Для бюджетної установи ризик не лише в тому, що трудова книжка не оцифрована. Основний ризик — у розбіжностях між:

    • паперовою трудовою книжкою;
    • кадровими наказами;
    • даними ПФУ;
    • особовою карткою працівника;
    • табелем;
    • зарплатними нарахуваннями;
    • архівними документами.

    Якщо ці дані не збігаються, проблема може проявитися тоді, коли працівнику потрібно буде підтвердити стаж, оформити пенсію, соціальну виплату або довести період роботи.

    2. Що саме потрібно оцифрувати

    Потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж. Особливо важливо перевірити періоди страхового стажу до 1 січня 2004 року, адже після цієї дати стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб.

    Для бюджетної установи кадровик і бухгалтер мають перевірити не лише сам факт сканування, а й повноту документального пакета.

    Особливо уважно потрібно перевірити:

    • записи про прийняття на роботу;
    • переведення;
    • зміну назви посади;
    • звільнення;
    • записи до 2004 року;
    • періоди військової служби;
    • періоди навчання до 2004 року;
    • декретні періоди;
    • документи, що підтверджують стаж, якщо записи у трудовій книжці неповні.

    3. Де ризик для бухгалтера

    На перший погляд, електронна трудова книжка — це відповідальність кадрової служби. Але для бюджетної установи бухгалтер також має бути включений у процес.

    Причина проста: стаж впливає на кадрові та соціальні рішення, а вони пов’язані з виплатами.

    Ризикові ситуації

    • працівник має право на виплату або гарантію, але стаж у реєстрі підтверджений не повністю;
    • у паперовій трудовій книжці є запис, але в електронній трудовій книжці його немає;
    • працівник працював до 2004 року, але скан-копії не подані;
    • є помилка в даті прийняття, переведення або звільнення;
    • установа не може швидко підтвердити стаж через втрату або неякісні архівні документи.

    Такі помилки можуть створити проблеми не лише працівнику, а й установі: додаткові звернення, пояснення, кадрові спори, потребу піднімати архіви та виправляти дані через ПФУ.

    4. Як подати трудову книжку для оцифрування

    Оцифрувати трудову книжку можна онлайн через вебпортал ПФУ або особисто у сервісному центрі Пенсійного фонду. Онлайн це може зробити роботодавець через кабінет страхувальника або працівник через кабінет застрахованої особи.

    Для подання потрібні КЕП і скан-копії трудової книжки.

    Алгоритм для бюджетної установи

    1. Сформувати перелік працівників, по яких трудові книжки ще не оцифровані.
    2. Визначити відповідального за перевірку скан-копій.
    3. Звірити записи трудової книжки з кадровими наказами.
    4. Перевірити якість сканів: усі сторінки, читабельність, відсутність обрізаних записів.
    5. Подати документи через кабінет страхувальника або проконтролювати самостійне подання працівником.
    6. Перевірити статус звернення.
    7. Після оцифрування видати паперову трудову книжку працівнику під підпис.

    Важливо: після оцифрування паперова трудова книжка залишається у працівника і не втрачає юридичної сили. Електронна трудова книжка не скасовує паперову.

    5. Особливості для військових, ветеранів і працівників силових структур

    Окрему увагу потрібно приділити працівникам, які мають періоди військової служби, мобілізації або повернулися зі служби. Для таких працівників важливо перевірити, чи є документи, що підтверджують відповідні періоди, та чи не впливають вони на стаж, гарантії і соціальні виплати.

    Для бюджетних установ це важливо у трьох випадках:

    • якщо працівник був мобілізований;
    • якщо працівник має періоди військової служби;
    • якщо установа працює з ветеранами або працівниками, які повернулися зі служби.

    Типові помилки бюджетних установ

    • Вважати електронну трудову книжку лише справою кадровика.
    • Оцифрувати не всі сторінки паперової трудової книжки.
    • Не перевірити записи до 2004 року.
    • Не звірити трудову книжку з наказами по установі.
    • Не перевірити якість скан-копій.
    • Не проконтролювати статус звернення в ПФУ.
    • Не видати паперову трудову книжку працівнику під підпис після оцифрування.
    • Не перевірити періоди військової служби, навчання або декретної відпустки, які можуть впливати на стаж.

    Практичний чек-лист бухгалтера і кадровика

    Перевірка фактів

    • ☐ сформовано перелік працівників, по яких трудові книжки ще не оцифровані;
    • ☐ перевірено працівників зі стажем до 2004 року;
    • ☐ визначено працівників із військовою службою, декретними періодами, навчанням до 2004 року;
    • ☐ перевірено, хто подає документи: роботодавець чи працівник.

    Аналіз документів

    • ☐ звірено записи трудової книжки з кадровими наказами;
    • ☐ перевірено записи про прийняття, переведення і звільнення;
    • ☐ перевірено додаткові документи, які підтверджують стаж;
    • ☐ перевірено якість скан-копій.

    Внесення змін

    • ☐ підготовлено скан-копії для подання до ПФУ;
    • ☐ виправлено виявлені розбіжності;
    • ☐ подано відсутні документи через вебпортал ПФУ або сервісний центр;
    • ☐ перевірено статус звернення.

    Документальна безпека

    • ☐ збережено підтвердження подання документів;
    • ☐ після оцифрування паперову трудову книжку видано працівнику під підпис;
    • ☐ у внутрішньому реєстрі зафіксовано дату передачі;
    • ☐ відповідального за процес визначено наказом або внутрішнім дорученням.

    Контроль перед перевіркою

    • ☐ проведено звірку між кадровими документами та даними ПФУ;
    • ☐ сформовано перелік проблемних трудових книжок;
    • ☐ підготовлено пояснення щодо відсутніх або спірних записів;
    • ☐ встановлено внутрішній строк завершення перевірки до 10 червня 2026 року.

    Висновок

    Електронна трудова книжка — це не просто цифрова копія паперового документа.

    Для бюджетної установи це частина системи кадрового, соціального і зарплатного контролю.

    Головний ризик — не в тому, що трудова книжка лежить у шафі. Головний ризик у тому, що дані в паперовій книжці, наказах, ПФУ та внутрішньому обліку не збігаються.

    Бухгалтер довіряє цифрам. Але у 2026 році цифри мають підтверджуватися даними в реєстрах.

    Джерела

    Практичний Zoom-тренінг для бухгалтерів бюджетної сфери

    Якщо хочете розібрати тему детально та без ризиків для перевірок — долучайтесь до практичного Zoom-тренінгу.

    На тренінгу розбираємо:

    • алгоритм дій бухгалтера бюджетної установи;
    • контроль кадрових і зарплатних даних;
    • електронні трудові книжки;
    • роботу з ПФУ та Казначейством;
    • КЕП, ЕДО та цифрову безпеку;
    • типові помилки 2026 року;
    • практичні кейси та відповіді на запитання.

    Щодня о 15:00, крім п’ятниці та вихідних.