Помилку в Д1 бухгалтер нерідко знаходить уже після того, як Податковий розрахунок прийнято: неправильна база ЄСВ, завищена або занижена сума внеску, помилка в реквізитах працівника чи неправильна категорія застрахованої особи.

Головне в такій ситуації — спочатку визначити характер помилки. Сумові та реквізитні помилки виправляються за різними алгоритмами.

З чого почати

Перед формуванням коригування звірте Д1 із зарплатними документами та визначте, що саме було зазначено неправильно.

• сума нарахованого доходу;
• база нарахування ЄСВ;
• сума ЄСВ;
• ставка ЄСВ;
• категорія застрахованої особи;
• РНОКПП або інші персональні реквізити;
• мінімальна або максимальна база ЄСВ.

Після цього визначте тип помилки:

1. занижена сума ЄСВ;
2. завищена сума ЄСВ;
3. помилка лише в реквізитах працівника.

Якщо ЄСВ занижено

Якщо після подання звіту бухгалтер встановив, що ЄСВ потрібно донарахувати за попередній період, у Д1 використовують код типу нарахувань «2».

Алгоритм:

• визначити правильну базу нарахування ЄСВ;
• розрахувати суму донарахування;
• сформувати коригуючий рядок у Д1;
• зазначити КТН «2»;
• перевірити місяць і рік коригування;
• звірити показники Д1 із розділом І Розрахунку.

Якщо ЄСВ завищено

Якщо у попередньому періоді ЄСВ було нараховано в завищеній сумі, для самостійного зменшення застосовують код типу нарахувань «3».

• встановити правильну базу нарахування;
• розрахувати зайво нараховану суму ЄСВ;
• сформувати коригуючий рядок;
• застосувати КТН «3»;
• перевірити період коригування;
• звірити Д1 із розділом І Розрахунку.

Якщо помилка тільки в реквізитах працівника

Якщо сума ЄСВ правильна, а помилка стосується персональних або інших реквізитів рядка, застосовується інший механізм.

1. повторити помилковий рядок і зазначити ознаку «1» — на виключення;
2. сформувати правильний рядок з ознакою «0» — на введення.

Після заміни рядка ще раз перевірте РНОКПП, ПІБ, категорію застрахованої особи та інші реквізити.

Якщо неправильні і реквізити, і сума ЄСВ

Не намагайтеся виправити два різні типи помилок одним коригуванням.

Безпечний алгоритм:

1. подати «Уточнюючий» Розрахунок для виправлення реквізитів;
2. використати ознаки «1» і «0»;
3. отримати підтвердження прийняття;
4. сформувати окреме уточнення для коригування суми;
5. застосувати КТН «2» або «3».

Що перевірити в Розрахунку

• правильний звітний період;
• тип Розрахунку;
• порядковий номер;
• кількість доданих Д1;
• показники розділу І;
• відсутність подвійного донарахування або зменшення;
• наявність лише тих додатків, у яких проводиться коригування.

Додатки, дані яких не змінюються, до уточнюючого Розрахунку повторно включати не потрібно.

Документальна безпека

Виправлення Д1 повинно мати документальне обґрунтування. Доцільно оформити бухгалтерську довідку, в якій зазначити:

• період виникнення помилки;
• причину помилки;
• первинний неправильний розрахунок;
• правильний розрахунок;
• суму донарахування або зменшення ЄСВ;
• підставу для коригування.

Разом із довідкою збережіть первинний Податковий розрахунок, уточнюючий Розрахунок, Д1, зарплатні відомості та квитанції.

Що перевірити після подання

• чи прийнятий уточнюючий Розрахунок;
• чи правильно оброблений Д1;
• стан розрахунків з ЄСВ;
• наявність або відсутність недоїмки;
• наявність переплати після зменшення;
• правильність бухгалтерських проведень;
• відповідність даних зарплатної програми виправленому звіту.

Типові помилки

• не визначають, сумова помилка чи реквізитна;
• обирають неправильний тип Розрахунку;
• при донарахуванні не застосовують КТН «2»;
• при зменшенні не застосовують КТН «3»;
• для реквізитної помилки не використовують ознаки «1» і «0»;
• одночасно виправляють реквізити й суму одним коригуванням;
• не звіряють Д1 із розділом І Розрахунку;
• повторно подають додатки, які не змінюються;
• не оформляють бухгалтерську довідку;
• не перевіряють стан розрахунків після прийняття уточнення.

Висновок

При виправленні ЄСВ у Д1 головне — спочатку правильно визначити характер помилки.

• заниження ЄСВ — КТН «2»;
• завищення ЄСВ — КТН «3»;
• реквізитна помилка — «1» на виключення та «0» на введення;
• реквізити плюс сума — послідовні окремі уточнення.

Після подання обов’язково перевірте квитанції, стан розрахунків з ЄСВ та відповідність виправлених даних бухгалтерському і зарплатному обліку.