Тиждень із 13 по 17 липня 2026 року показав: навіть правильно розрахована сума не захищає бюджетну установу, якщо бухгалтер пропустив установлений строк, не перевірив статус документа або не забезпечив збереження облікової інформації.

Основними контрольними точками тижня стали нова форма Об’єднаного звіту, строки опрацювання електронних лікарняних, відновлення втрачених документів, резервне копіювання бухгалтерських баз, оформлення нещасних випадків, кадрові розрахунки, інвентаризація, списання майна та перевірка назв посад у штатному розписі.

1. Нова форма Об’єднаного звіту: з 17 липня почався практичний перехід

Проблема

Зміни до форми Податкового розрахунку, затверджені наказами Мінфіну № 243 і № 284, набрали чинності 17 липня 2026 року.

Для юридичних осіб першим звітним періодом за оновленою формою є липень 2026 року. Тому вже під час липневих нарахувань бюджетній установі потрібно правильно накопичувати дані для основного розрахунку, Додатка Д1, Додатка 4ДФ, Додатка Д5 та інших додатків.

Де ризик

Найбільший ризик — чекати серпня і перевіряти зарплатну програму лише перед поданням звіту.

До звітності можуть автоматично потрапити неправильні дані щодо:

• прийнятих і звільнених працівників;
• внутрішніх та зовнішніх сумісників;
• працівників без нарахувань;
• відпусток без збереження зарплати;
• призупинення трудового договору;
• лікарняних і декретних;
• компенсацій при звільненні;
• ознак доходу та кадрових подій.

Алгоритм дій

1. Перевірити, чи встановлено останнє оновлення зарплатної програми.
2. Звірити версію електронної форми з реєстром ДПС.
3. Сформувати тестовий звіт за першу половину липня.
4. Окремо перевірити працівників із нестандартними нарахуваннями.
5. Звірити Д1 із зарплатними відомостями.
6. Звірити 4ДФ із реєстром виплачених доходів.
7. Звірити Д5 із кадровими наказами.
8. Зафіксувати результати перевірки у внутрішньому контрольному протоколі.

2. Електронні лікарняні: контролюємо статус і строки опрацювання

Проблема

Електронний листок непрацездатності стає доступним для призначення виплати після набуття статусу «Готовий до сплати».

Після цього роботодавець має ухвалити рішення щодо призначення допомоги, провести розрахунок і подати заяву-розрахунок до Пенсійного фонду.

Де ризик

• е-лікарняний беруть у роботу до набуття статусу «Готовий до сплати»;
• кадрова служба не передала інформацію бухгалтерії;
• табель уже закритий;
• пропущено строк ухвалення рішення;
• заяву-розрахунок не подано протягом 5 робочих днів;
• не перевірено страховий стаж;
• не проконтрольовано статус заяви-розрахунку;
• після виплати не подано повідомлення до ПФУ.

Алгоритм дій

1. Регулярно перевіряти кабінет страхувальника.
2. Сформувати перелік е-лікарняних зі статусом «Готовий до сплати».
3. Звірити кожен лікарняний із табелем.
4. Перевірити страховий стаж працівника.
5. Перевірити розрахунковий період.
6. Оформити рішення про призначення страхової виплати.
7. Подати заяву-розрахунок у встановлений строк.
8. Перевірити результат її опрацювання ПФУ.
9. Після виплати подати повідомлення про проведену виплату.
10. Зберегти розрахунок, рішення, заяву та підтвердження прийняття.

3. Втрата первинних документів: строки повідомлення та відновлення

Проблема

У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, на які поширюються вимоги статті 44 Податкового кодексу, платник має письмово повідомити контролюючий орган і надати підтвердження обставин втрати.

Причиною втрати можуть бути обстріл, пожежа, затоплення, крадіжка, пошкодження сервера, вірусна атака, помилкове видалення бази або відсутність доступу до приміщень.

Де ризик

• не повідомлено контролюючий орган у встановлений строк;
• не зафіксовано перелік утрачених документів;
• не створено комісію;
• не отримано підтвердження обставин;
• не визначено відповідальних за відновлення;
• не перевірено електронні архіви;
• не відновлено бухгалтерські регістри;
• не проведено контрольну інвентаризацію.

Алгоритм дій

1. Негайно повідомити керівника.
2. Видати наказ про створення комісії.
3. Зафіксувати обставини втрати актом.
4. Скласти перелік утрачених документів.
5. Отримати підтвердження від компетентного органу.
6. Повідомити ДПС у встановлений строк.
7. Скласти план відновлення документів.
8. Запросити копії у контрагентів, Казначейства, банку та ПФУ.
9. Відновити бухгалтерські регістри й електронні бази.
10. Провести контрольну інвентаризацію.
11. Оформити завершення відновлення актом комісії.

4. Резервні копії бухгалтерської бази: перевіряємо можливість відновлення

Проблема

Наявність файлу з назвою «резервна копія» ще не означає, що установа зможе відновити бухгалтерський облік після технічного збою, обстрілу або вірусної атаки.

Де ризик

• копія зберігається на тому самому комп’ютері, що й робоча база;
• резервний носій постійно під’єднаний до мережі;
• копія створюється нерегулярно;
• не проводилося тестове відновлення;
• не копіюються електронні первинні документи;
• не копіюються довідники та налаштування;
• доступ до копій мають звільнені працівники;
• немає наказу про відповідальних осіб;
• резервні копії не захищені від стороннього доступу.

Алгоритм дій

1. Затвердити внутрішній регламент резервного копіювання.
2. Визначити перелік баз і каталогів, які копіюються.
3. Установити періодичність створення копій.
4. Зберігати щонайменше одну копію окремо від робочого сервера.
5. Обмежити доступ до резервних файлів.
6. Вести журнал створення копій.
7. Періодично проводити тестове відновлення.
8. Окремо архівувати електронні документи та файли підписів.
9. Після звільнення відповідального працівника змінювати доступи.
10. Фіксувати результат тестового відновлення актом або протоколом.

5. Травмування працівника під час обстрілу: випадок потрібно документувати

Проблема

Якщо працівник зазнав травмування під час обстрілу на робочому місці, у службовому приміщенні або під час виконання доручення, роботодавець не може обмежитися лише лікарняним і наказом про відсутність.

Обставини випадку мають бути розслідувані відповідно до встановленої процедури. Рішення про зв’язок випадку з виробництвом ухвалює комісія.

Де ризик

• випадок не зареєстровано;
• не повідомлено службу охорони праці;
• не зафіксовано місце і час події;
• не підтверджено виконання працівником трудових обов’язків;
• не отримано пояснення свідків;
• не збережено фото та відео;
• немає наказу про створення комісії;
• табель не відповідає обставинам події.

Алгоритм дій

1. Організувати першу допомогу потерпілому.
2. Обмежити небезпеку для інших працівників.
3. Повідомити керівника та відповідального з охорони праці.
4. Зафіксувати дату, час, місце й обставини події.
5. Повідомити передбачені законодавством органи.
6. Видати наказ про створення комісії.
7. Зібрати пояснення потерпілого та свідків.
8. Додати табель, графік роботи, посадову інструкцію та доручення.
9. Зберегти фото, відео та повідомлення про повітряну тривогу.
10. Оформити результати розслідування.
11. Передати бухгалтерії документи для оплати непрацездатності.

6. Звільнення працівника під час щорічної відпустки

Проблема

Працівник може подати заяву про звільнення за власним бажанням під час щорічної відпустки. Трудові відносини також можуть припинятися за угодою сторін.

Для бухгалтерії ризик виникає через перетин днів відпустки, дати звільнення, раніше виплачених відпускних, компенсації, можливого утримання і остаточного розрахунку.

Де ризик

• дата в наказі не відповідає заяві;
• звільнення оформлено заднім числом;
• не перераховано залишок відпустки;
• компенсацію нараховано за неправильну кількість днів;
• безпідставно утримано відпускні;
• остаточний розрахунок проведено із запізненням;
• кадрову подію не відображено у звітності.

Алгоритм дій

1. Перевірити підставу звільнення.
2. Звірити дату заяви та дату наказу.
3. Перевірити ініціатора припинення трудових відносин.
4. Сформувати розрахунок використаних днів відпустки.
5. Визначити залишок невикористаних днів.
6. Розрахувати компенсацію.
7. Перевірити підстави для можливого утримання.
8. Провести остаточний розрахунок у встановлений строк.
9. Відобразити звільнення у кадровому й зарплатному обліку.
10. Перевірити відображення події в Об’єднаному звіті.

7. Пересортиця під час інвентаризації: взаємозалік лише за рішенням комісії

Проблема

Під час інвентаризації може бути виявлено нестачу одних матеріальних цінностей і лишок інших.

Взаємозалік за пересортицею допускається лише за обмежених умов: цінності мають бути одного найменування, перебувати у тієї самої матеріально відповідальної особи та стосуватися одного періоду перевірки.

Де ризик

• бухгалтер самостійно згортає нестачу і лишок;
• цінності мають різні найменування;
• об’єкти обліковуються у різних відповідальних осіб;
• нестача і лишок виникли в різні періоди;
• немає письмового пояснення;
• комісія не визначила причини;
• вартісна різниця не відображена в обліку;
• складські дані не виправлено.

Алгоритм дій

1. Зафіксувати нестачі й лишки в інвентаризаційних документах.
2. Отримати письмове пояснення матеріально відповідальної особи.
3. Перевірити найменування цінностей.
4. Перевірити період виникнення розбіжностей.
5. Перевірити, за ким закріплені цінності.
6. Визначити, чи виконуються умови взаємозаліку.
7. Оформити пропозицію інвентаризаційної комісії.
8. Отримати рішення керівника.
9. Відобразити вартісну різницю в бухгалтерському обліку.
10. Внести зміни до складських карток і регістрів.

8. Списання основних засобів: нульова залишкова вартість не є підставою

Проблема

Основний засіб не можна списувати лише тому, що він повністю замортизований або має нульову залишкову вартість.

Якщо об’єкт придатний до використання і продовжує виконувати свої функції, він залишається в бухгалтерському обліку.

Де ризик

• об’єкт списують через завершення строку корисного використання;
• немає технічного висновку;
• комісія не оглянула об’єкт;
• не перевірено можливість ремонту;
• не визначено придатні вузли та матеріали;
• металобрухт не оприбутковано;
• списаний об’єкт фактично продовжує використовуватися;
• не отримано необхідне погодження;
• не внесено зміни до інвентарної картки.

Алгоритм дій

1. Провести фактичний огляд об’єкта.
2. Перевірити інвентарний номер і технічну документацію.
3. Отримати технічний висновок, якщо він потрібний.
4. Оцінити можливість ремонту або подальшого використання.
5. Оформити протокол комісії.
6. Перевірити необхідність погодження списання.
7. Скласти акт списання.
8. Визначити придатні вузли, запасні частини та матеріали.
9. Оприбуткувати отримані від ліквідації цінності.
10. Внести зміни до бухгалтерського й оперативного обліку.
11. Закрити відповідальність матеріально відповідальної особи.

9. Назви посад і Єдиний реєстр кваліфікацій: перевіряємо штатний розпис

Проблема

Зміни у сфері професійних стандартів і Єдиного реєстру кваліфікацій є сигналом для бюджетної установи перевірити назви посад, професійні назви робіт, кваліфікаційні вимоги, посадові інструкції та кадрові документи.

Де ризик

• у штатному розписі використано довільну назву посади;
• назва в наказі не відповідає штатному розпису;
• посадова інструкція складена для іншої професії;
• кваліфікаційні вимоги не відповідають посаді;
• стара назва механічно перенесена до нового наказу;
• кадрові дані не збігаються із зарплатною програмою;
• кадрова подія неправильно потрапляє до Додатка Д5.

Алгоритм дій

1. Вивантажити перелік усіх посад зі штатного розпису.
2. Перевірити їх за актуальним Класифікатором професій.
3. Виділити нестандартні або скорочені назви.
4. Звірити штатний розпис із наказами про прийняття та переведення.
5. Перевірити посадові інструкції.
6. Перевірити кваліфікаційні вимоги.
7. У разі зміни назви оформити належні кадрові документи.
8. Оновити кадрову й зарплатну програму.
9. Перевірити відображення змін у звітності.
10. Не вносити зміни заднім числом.

Типові помилки бюджетних установ за тиждень

• не протестували нову форму Об’єднаного звіту до завершення липня;
• почали опрацьовувати е-лікарняний до набуття статусу «Готовий до сплати»;
• пропустили строк для ухвалення рішення щодо лікарняних;
• не подали заяву-розрахунок протягом установленого строку;
• у разі втрати документів не повідомили ДПС;
• зберігають резервну копію на тому самому сервері, що й робочу базу;
• не зареєстрували травмування працівника під час обстрілу;
• провели звільнення під час відпустки без перевірки законної підстави;
• самостійно згорнули нестачу і лишок без рішення комісії;
• списали повністю замортизований, але придатний основний засіб;
• не оприбуткували матеріали після ліквідації майна;
• використовують у штатному розписі назви посад, які не відповідають кадровим документам.

Практичний чек-лист бухгалтера бюджетної установи

Висновок

Тиждень 13–17 липня 2026 року показав: основний ризик для бюджетної установи виникає не тільки через неправильний розрахунок.

Не менш небезпечними є пропущений строк, неперевірений статус, відсутня квитанція, невідновлений документ, непрацююча резервна копія, неоформлений нещасний випадок, звільнення без остаточного розрахунку, пересортиця без рішення комісії, списання без технічного висновку або неправильна назва посади.

Джерела

• M.E.Doc, підсумки тижня з 13 по 17 липня 2026 року:
  
  https://medoc.ua/blog/pidsumki-tizhnja-z-13-po-17-lipnja-2026-r-
  
• Клуб Головного Бухгалтера, липень 2026 року:
  
  https://clubglavbuh.blogspot.com/2026/07/
  
• Пенсійний фонд України:
  
  https://www.pfu.gov.ua/
  
• Державна податкова служба України:
  
  https://tax.gov.ua/
  
• Державна служба України з питань праці:
  
  https://dsp.gov.ua/
  
• Законодавство України:
  
  https://zakon.rada.gov.ua/