У чому головний ризик

Контролюючі органи звертають увагу на три речі:

1. Чи обґрунтований метод розрахунку компенсації.

2. Чи відокремлена компенсація від орендної плати.

3. Чи правильно відображено операції в бухгалтерському обліку.

Найбільша помилка — виставляти «умовну» суму без документального розрахунку.

---

Алгоритм дій бухгалтера

Крок 1. Перевірка договору оренди

Необхідно переконатися, що:

• договір оренди передбачає окреме відшкодування комунальних послуг;

• компенсація не включена до складу орендної плати;

• визначено порядок розрахунку (якщо прописаний).

Якщо порядок не прописаний — бухгалтер повинен застосувати економічно обґрунтований метод.

---

Крок 2. Визначення способу розрахунку

Якщо є окремі лічильники

Сума визначається за фактичними показниками.

Якщо лічильників немає

Застосовуються розрахункові критерії:

• для водопостачання — пропорційно чисельності працівників орендаря;

• для теплопостачання — пропорційно зайнятій площі від загальної площі будівлі.

Метод повинен бути зафіксований у розрахунку.

---

Крок 3. Розрахунок суми компенсації

Алгоритм:

1. Взяти загальну суму рахунку за комунальні послуги.

2. Визначити частку орендаря.

3. Скласти письмовий розрахунок.

4. Додати його до рахунку на відшкодування.

Без письмового розрахунку бухгалтер ризикує отримати зауваження під час аудиту.

---

Крок 4. Облікове відображення

Необхідно:

• правильно застосувати КЕКВ;

• відобразити компенсацію окремо від орендної плати;

• зберегти підтвердні документи.

Компенсація — це не дохід від оренди, а відшкодування витрат.

---

Типові помилки

• Розрахунок «на око» без формули.

• Відсутність розшифровки частки орендаря.

• Об’єднання орендної плати та компенсації в одну суму.

• Відсутність внутрішнього наказу або методики розподілу.

• Невідповідність даних у бухгалтерських реєстрах.

---

Практичний чек-лист бухгалтера

Повна покрокова версія чек-листа доступна за посиланням:

https://docs.google.com/document/d/1vgcsam9HOL_Ssqq3nfFPpY3nxae9tjCWTJ4UUS6wOTs/edit?usp=sharing

У чек-листі:

• перевірка договору;

• алгоритм розрахунку;

• формула визначення частки;

• перелік документів для аудиту;

• контрольні питання перед перевіркою.

Рекомендується використовувати чек-лист щомісячно перед виставленням рахунків орендарям.

---

Практичний Zoom-тренінг для бухгалтерів бюджетної сфери

Якщо хочете розібрати тему детально та без ризиків для перевірок — долучайтесь до практичного Zoom-тренінгу.

На тренінгу розбираємо:

• алгоритм роботи зі спецфондом та компенсаціями;

• типові помилки бюджетних установ;

• правильне оформлення документів;

• практичні кейси 2026 року;

• відповіді на запитання в прямому ефірі.

Щодня о 16:00 (крім п’ятниці та вихідних)

Реєстрація на Zoom