Кінець року для бухгалтера — це не лише закриття періодів і звірки, а й уважний перегляд усіх закупівельних договорів, укладених у попередньому році. Особливо це актуально для бюджетних установ, адже звіт про виконання договору про закупівлю — не формальність, а пряма вимога законодавства. І тут цифрам треба не просто вірити, а ще й правильно їх оприлюднити.

Розберімося по порядку: коли звітувати, за якими договорами, у які строки та чим загрожує помилка.

Коли звітування про виконання договору є обов’язковим

Законодавство говорить прямо і без натяків. Відповідно до:

• ч. 9 ст. 41 Закону України «Про публічні закупівлі» № 922

• п. 4 постанови КМУ № 1178

замовник зобов’язаний оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю в електронній системі закупівель (ЕСЗ), якщо має місце один із трьох випадків:

1. Договір виконано сторонами повністю

2. Закінчився строк дії договору (і він виконаний)

3. Договір розірвано

Рішення про звітування приймається не «за бажанням», а виходячи з фактичного стану договору. Тут бухгалтер має орієнтуватися не на емоції, а на документи і дати.

Строки оприлюднення: головне — не пропустити дедлайн

Звіт про виконання договору необхідно оприлюднити протягом 20 робочих днів з дати:

• виконання договору;

• закінчення строку його дії;

• розірвання договору.

Відлік строку починається з наступного дня після події (ст. 253 ЦКУ). Якщо гранична дата припадає на вихідний або святковий день — строк переноситься на перший робочий день.

👉 Ключовий момент для договорів 2025 року:
граничний строк оприлюднення звітів за договорами, укладеними і виконаними у 2025 році, — не пізніше 28 січня 2026 року.

За якими договорами потрібно звітувати

Звіт про виконання договору подається щодо договорів, укладених:

• за результатами відкритих торгів;

• через е-каталог (запит пропозицій постачальників).

Практична порада для уповноваженої особи або бухгалтера:
на початку року варто переглянути всі договори 2025 року, строк дії яких закінчився 31.12.2025, і перевірити:

• чи виконані вони повністю;

• чи оприлюднено звіт у ЕСЗ.

Якщо договір виконано у 2025 році, але звіт не опубліковано — часу на роздуми вже немає.

Особливий випадок: локалізація

Якщо предмет закупівлі підпадає під вимоги локалізації виробництва, разом зі звітом про виконання договору необхідно оприлюднити фактичну калькуляцію собівартості товару.

Це пряма вимога п. 13 Порядку № 861, і ігнорувати її небезпечно — контролюючі органи на такі речі дивляться дуже уважно.

Коли звітуємо вже у 2026 році

Не всі договори 2025 року потрібно «закривати» звітом до 28.01.2026. Є винятки:

• договори, які станом на 31.12.2025 не виконані;

• договори, строк дії яких продовжено на 2026 рік.

У таких випадках звіт подається після фактичного виконання або розірвання договору, вже у 2026 році.

За якими договорами звіт НЕ подається

Постанова № 1178 чітко визначає випадки, коли звітування не потрібне. Зокрема, це договори:

• укладені без застосування ЕСЗ (у визначених випадках);

• на суму від 1 до 50 тис. грн без використання ЕСЗ;

• укладені без відкритих торгів або е-каталогу за умовами, прямо передбаченими постановою № 1178.

Тут важливо не плутати: не всі договори = не звітуємо, але лише ті, які прямо зазначені у винятках.

Відповідальність: цифри люблять дисципліну

За неоприлюднення або порушення строків подання звіту передбачена адміністративна відповідальність (ч. 1 ст. 164¹⁴ КУпАП):

• 1700 грн — за перше порушення;

• 3400 грн — за повторне протягом року.

Штрафи накладають не на «установу взагалі», а на уповноважену особу. Тож уважність — це не перестрахування, а професійна необхідність.

Висновки для бухгалтера

• Звіти за виконані договори 2025 року потрібно оприлюднити не пізніше 28.01.2026

• Звітуємо лише за тими договорами, для яких це прямо передбачено законодавством

• Невиконані або продовжені договори — звітуємо після їх завершення

• Порушення строків = штрафи

• Бухгалтер, який довіряє цифрам, завжди перевіряє дати, статус договору і наявність звіту в ЕСЗ